Thông thường, nếu có nhu cầu chọn mua giấy in làm tài liệu lưu trữ chúng ta thường quan tâm đến các tiêu chuẩn giấy, thông số kỹ thuật và thông tin tiếp thị sản phẩm giấy. Ngoài ra, nếu là các loại giấy in chất lượng, giấy in chính hãng sẽ có thêm các thong tin cụ thể về “Điều kiện thích hợp” và “Điều kiện thư viện và lưu trữ”. Đây là những thuật ngữ dùng để xác định các yêu cầu về điều kiện môi trường tốt cho việc bảo quản tài liệu.

Để bảo đảm việc bảo vệ các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ tạm thời có thời hạn từ 30 năm trở lên, loại giấy dùng được yêu cầu phải đáp ứng Tiêu chuẩn kỹ thuật của Lưu trữ Quốc gia Australia (NAA) đối với giấy lưu trữ.

Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ tạm thời dài hạn trong 24/7 luôn phải đảm bảo ở mức môi trường như sau:

 + Nhiệt độ: 20 oC ± 2oC;

+ Độ ẩm: 50% ± 5%;

+ Hạn chế tiếp xúc với ánh sáng;

+ Có lọc chất gây ô nhiễm không khí.

Nếu không được lưu trữ trong môi trường đáp ứng các điều kiện này có thể khiến tuổi thọ giấy in không đạt như nhà sản xuất quảng cáo.

Phải lựa chọn nhà sản xuất ra loại giấy đáp ứng được các tiêu chí như bảng trên.

 Đặc tính giấy theo tiêu chuẩn ISO 9706:1994

– pH khoảng 7,5 và 10;

– Chất kiềm còn tồn  (tương đương calcium carbonate): 2 %;

– Chỉ số Kappa (khả năng chống ôxy hóa): Dưới 5;

– Khả năng chống rách: 350 mN với mọi loại giấy có định lượng trên 70g/m2.

Đối với tài liệu bảo quản tạm thời dài hạn, có thể lựa chọn giấy in chất lượng tốt, bao gồm cả giấy tái chế, từ các nhà sản xuất đã được công nhận đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9706.

Như vậy, muốn bảo quản một loại tài lieu lâu dài không chỉ phụ thuộc vào loại giấy in sử dụng, mà quan trọng là phải bảo quản trong một môi trường với điều kiện thích hợp.

 Thu Hà – Trung tâm Tin học ( Nguồn: Queensland State Archives, tháng 11/2011)