Đa phần công ty văn phòng phẩm luôn là nơi nổi tiếng với những chiếc bàn làm việc chất đầy giấy tờ và tài liệu đủ loại thành từng đống trông rất khó khăn cho việc quản lý và sắp xếp. Nếu không có biện pháp xử lý hay quản lý thì sẽ trở thành yếu tố cản trở công việc hằng ngày. Vậy các công ty văn phòng phẩm đã thực hiện công việc quản lý giấy tờ và tài liệu của mình như thế nào ? Hãy tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Biến công ty văn phòng phẩm thành không gian có tổ chức

Không chỉ riêng công ty văn phòng phẩm mà bất cứ văn phòng làm việc nào cũng cần thực hiện điều này. Biến không gian làm việc của mình thành một môi trường hiệu quả và năng động hơn bằng cách dọn dẹp bớt những thứ không cần thiết để trống chỗ cho những vật dụng phục vụ công việc hằng ngày. Giữ một không gian gọn gàng cũng tạo nên một thái độ và thói quen công việc tốt cho nhân viên của mình. Tránh thất lạc giấy tờ hay tài liệu quan trọng và cũng dễ dàng tìm kiếm tài kiệu cần thiết hơn bằng cách sử dụng bìa đựng tài liệu. Tác phong hiện đại và chuyên nghiệp trong công việc là điều mà công ty văn phòng phẩm nào cũng mong muốn.

không gian làm việc chuyên nghiệp của công ty văn phòng phẩm lớn

Quản lý danh mục văn phòng phẩm hợp lý

Ngoài biện pháp lưu trữ giấy tờ gọn gàng ra, công ty văn phòng phẩm cũng có các quy tắc lưu trữ riêng để đạt hiệu quả tối đa nhất. Vì dụ chỉ lưu trữ những giấy tờ và tài liệu có cùng cỡ giấy với nhau, nhằm tránh làm cong mép hay tạo vết gấp trên những tờ giấy nhỏ hơn mà phải đặt chung với những loại tài liệu cỡ lớn trong danh mục văn phòng phẩm.

Cũng nên phân loại và lưu trữ riêng loại giấy chất lượng cao và giấy chất lượng thấp, tránh để chúng tiếp xúc trực tiếp vì các loại giấy với mức giá văn phòng phẩm thấp thường kém chất lượng và có khả năng tiết axit khi để lâu ngày làm hỏng các loại giấy khác, đặc biệt là các tài liệu, văn bản quan trọng.

Tài liệu quan trọng của công ty văn phòng phẩm như hợp đồng, báo cáo… nên được đặt trong bìa kẹp tài liệu một cách cẩn thận, gọn gàng. Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong khay đựng tài liệu phù hợp với kích thước. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy khay bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, và xếp ngược vô lại.

Bàn làm việc là nơi chúng ta chiến đấu mỗi ngày với công việc, là người bạn đồng hành của ta. Vì thế nó cũng có một sự gắn kết nhất định đến hiệu quả và sự thành công trong công việc. Do đó bàn làm việc trong công ty văn phòng phẩm nên trông ngăn nắp gọn gàng mà cũng phải hợp phong thủy. Giúp người làm việc cảm thấy tập trung và thoải mái hơn. Sau đây là một số hướng dẫn nho nhỏ về cách bố trí hợp phong thủy trong công ty văn phòng phẩm.

Nơi đặt bàn làm việc trong công ty văn phòng phẩm

Được đánh giá lý tưởng nhất để bố trí bàn làm việc trong công ty văn phòng phẩm chính là vị trí gần với nguồn sáng, có thể là ánh sáng tự nhiên hay nhân tạo, vì nó tạo cảm giác tràn đầy sức sống cho ngày làm việc. Nên đảm bảo cho vị trí ngồi làm việc có đầy đủ dương quang, có nhiều gió, thông thoáng và tuyệt vời hơn nữa là yên tĩnh để chú tâm vào công việc.

Tuy nhiên, nên tránh những vị trí sau trong công ty văn phòng phẩm: nơi nấu nướng, ăn uống, nghỉ ngơi và nhà vệ sinh. Điều này được lý giải là vì các thiết bị máy móc và thiết bị điện được cho là có tính Kim, xung khắc với tính Mộc của chiếc bàn. Và những vị trí này cũng phá vỡ không gian làm việc hoàn hảo ban đầu của người làm việc.

Bàn làm việc của công ty văn phòng phẩm cũng phải hợp phong thủy

Màu sắc và bố trí vật dụng trong công ty văn phòng phẩm

Theo tương quan Ngũ hành, Thổ sinh Kim, Kim sinh Thủy, các vật dụng trên bàn làm việc, danh mục văn phòng phẩm nên có màu vàng - tượng trưng cho Thổ, màu trắng - tượng trưng cho Kim. Bên cạch đó cũng nên sở hữu những món đồ màu đen - tượng trưng cho Thủy và những món đồ màu xanh giúp tăng sự quyết đoán, mạnh mẽ và tràn đầy hy vọng.

Bạn thấy đấy, phong thủy cũng được chú tâm đến trong vấn đề của công ty văn phòng phẩm, giúp công việc hiệu quả hơn, thành công hơn và mang đến những đơn hàng báo giá văn phòng phẩm tốt hơn cho khách hàng.

Trang bị đồ dùng văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tưởng dễ nhưng cũng có cái khó của nó. Làm thế nào để mua chọn mua được hàng có chất lượng tốt, đảm bảo cho công việc trong khi vẫn có được mức báo giá văn phòng phẩm tốt ? Vừa phục vụ được công việc mà vẫn tiết kiệm chi phí cho công ty là điều ai cũng muốn.

Lựa chọn công ty văn phòng phẩm

Bước đầu tiên là chọn mặt gửi vàng, để hoàn thành được tiêu chí đầu tiên là sở hữu hàng hóa chất lượng để đảm bảo cho công việc thì chắc chắn lựa chọn tối ưu nhất là tìm kiếm một công ty văn phòng phẩm uy tín và chất lượng làm đối tác cung cấp lâu dài và thường xuyên. Đồng thời còn giúp bạn chủ động hơn trong việc mua sắm vì một khi đã có quan hệ đối tác với một công ty văn phòng phẩm thì chắc chắn định kỳ sẽ có mức báo giá văn phòng phẩm tốt nhất dành riêng cho bạn. Một công đôi việc, vừa có thể an tâm về chất lượng mà cũng an tâm về chi phí.

Lựa chọn công ty văn phòng phẩm uy tín để có sản phẩm chất lượng đi kèm báo giá văn phòng phẩm tốt

Trước khi thực hiện mua sắm thì hãy luôn nhớ một yêu cầu hàng đầu được đặt ra là chỉ mua những thứ thật sự có nhu cầu và hợp chi phí. Để làm được điều này, chỉ cần thực hiện một công việc đơn giản mà hiệu quả là phân loại danh mục văn phòng phẩm thành nhiều nhóm khác nhau: văn phòng phẩm ngắn hạn, văn phòng phẩm dài hạn, văn phòng phẩm dùng một lần.

Phân loại danh mục văn phòng phẩm

-Văn phòng phẩm ngắn hạn (bút viết, tập vở, kẹp giấy…): Bạn nên ưu tiên chọn mua loại có chất lượng tương đối, chất lượng không quá cao đi kèm mức báo giá văn phòng phẩm trung bình, vì chỉ cần phục vụ công việc trong thời gian ngắn rồi thay thế. Ví dụ khi mua bút thì chọn loại bút có khả năng ra mực đều, không bị lem nhem, khi chọn giấy in thì chọn loại giấy in tốt để in ấn, sao chép văn bản, chứng từ quan trọng, còn in sử dụng nội bộ, in nháp thì nên chọn giấy thường để giảm bớt một phần chi phí cho công ty văn phòng phẩm...
- Văn phòng phẩm dài hạn (bìa đựng tài liệu, máy tính bỏ túi, kéo, khay đựng bút...): Những món đồ được phân loại vào danh mục văn phòng phẩm này nên được ưu tiện chọn loại có chất lượng và độ bền cao, bởi bạn sẽ phải sử dụng nó trong thời gian dài. Tốt nhất là nên đầu tư những vật dụng này một lần để tránh phải thay đổi, làm gián đoạn hay giảm hiệu suất công việc và tốn thêm chi phí về lâu dài.
- Văn phòng phẩm dùng một lần (như kim bấm, kẹp giấy, giấy note): Sản phẩm này không nhất thiết bạn phải chọn sản phẩm quá đắt tiền, vì thường thì bạn chỉ dùng nó 1 lần và có thể vứt bỏ ngay sau 1 lần sử dụng.

Bên cạnh giấy, bút, kéo, thước kẻ cũng là một dụng cụ quen thuộc trong danh mục văn phòng phẩm thường thấy, được sử dụng trong lớp học và trong cả các văn phòng. Chiếc thước kẻ ngoài hình dạng thẳng thường thấy còn có nhiều hình dạng khác nhau để phục vụ các nhu cầu sử dụng chuyên biệt. Hãy cùng tìm hiểu về vật dụng này trong danh mục văn phòng phẩm để thấy được sự đa dạng của chúng.

Thước thẳng

Đây là chiếc thước phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất trong danh mục văn phòng phẩm trên thế giới. Thước thẳng thường được làm bằng nhựa, kim loại hoặc cao su cứng để tăng thêm đa dạng cho sự lựa chọn trong danh mục văn phòng phẩm. Cây thước thằng được sử dụng trong học tập, mỹ thuật, kỹ thuật, cơ khí,.. để đo độ dài và để kẻ đường thẳng. Trên 2 mép của thước thẳng thường có chia vạch với độ chia nhỏ nhất là 1mm để đo độ dài, mép bên kia cũng có vạch chia theo đơn vị inch.

Thước thẳng là cây thước phổ biến nhất trong danh mục văn phòng phẩm

Thước kẻ bằng nhựa là phổ biến nhất, kế đến là kim loại và gỗ, chiếc thước kẻ lớn bằng gỗ là công cụ yêu thích của các thầy cô để giảng dạy, để kẻ đường thẳng trên bảng và cũng còn có thể dùng để đánh vào mông các học sinh hư.

Thước đo góc, e ke, parabol

Đây là dụng cụ quen thuộc của học sinh, sinh viên, kỹ sư và người có công việc liên quan đến hình học trong danh mục văn phòng phẩm, thước đo góc hay eke thường bán theo bộ với nhiều cỡ và loại khác nhau tùy mục đích sử dụng, dùng để đo đạc và vẽ góc hay đường cong nhanh chóng dễ dàng hơn. Chúng cũng thường được làm từ nhựa, gỗ hoặc kim loại.

Bộ thước hình học giành cho học sinh sinh viên có bán tại các công ty văn phòng phẩm

Thước dây

Đây là loại thước dùng bởi các thợ may, với tính chất mềm mại, dễ dàng uốn lượn để đo các kích thước trên cơ thể. Thước dây được làm bằng chất liệu đặc biệt để có thể linh hoạt trong đo đạc và dễ dàng cuộn lại nhanh chóng. Các vạch chia 1mm và độ dài khoảng 150mm được dùng phổ biến trong danh mục văn phòng phẩm của các thợ may.

Thước cuộn (thước lá)

Ngoài các loại thước kẻ thông dụng trên thì đối với dân kỹ thuật, họ còn cần loại thước dạng cuộn (thước lá), thước này được làm bằng sắt không gỉ, có khả năng kéo dài ra khi đo và tự thụt vào do có lò xo ở bên trong, được chia chính xác đến từng mm và có khả năng đo chiều dài xa hơn những loại thước khác trong danh mục văn phòng phẩm. 

Các loại thước này đều được bán tại các công ty văn phòng phẩm lớn như Vmax.vn. Truy cập trang web để nắm bắt danh mục cũng như báo giá văn phòng phẩm các sản phẩm đến từ nhà cung cấp này.

Danh mục văn phòng phẩm tại các văn phòng công ty và doanh nghiệp đều bao gồm nhiều món đồ khác nhau rất đa dạng về chủng loại, thiết kế, kích thước để phục vụ các nhu cầu khác nhau hằng ngay. Nhưng nếu không có biện pháp sắp xếp chúng lại một cách khoa học thì sẽ dẫn đến bất tiện cho công việc. Vậy làm thế nào để định nghĩa một danh mục văn phòng phẩm gọn gàng và khoa học ?

Sắp xếp lại và đánh số danh mục văn phòng phẩm

Điều đầu tiên cần làm khi muốn sắp xếp lại danh mục văn phòng phẩm của công ty khoa học và hiệu quả chính là thống kê lại toàn bộ những vật dụng hiện có, sau đó lập danh sách chi tiết tất cả rồi thực hiện đánh giá để phân loại chúng theo các tiêu chí khác nhau như tình trạng hiện tại, nhu cầu sử dụng hằng ngày nhiều hay ít, giá trị cao hay thấp, có khả năng sửa chữa hay thay thế như thế nào,... Sau đó dựa vào các tiêu chí trên để sắp xếp chúng vào các ngăn hay kệ tủ riêng biệt, đảm bảo cho những vật dụng thường xuyên sử dụng có thể được tiếp cận dễ dàng nhất. Cũng như tạo một khu vực riêng giành cho những món đồ có nhu cầu sửa chữa để có thể tiếp tục sử dụng trong danh mục văn phòng phẩm mà không cần phải tốn chi phí mua mới.

Hình ảnh gọn gàng tại các công ty văn phòng phẩm chuyên nghiệp

Đừng quên dán giấy ghi chú và ghi lại số lượng của những món đồ dùng thường xuyên như bút, giấy, vở,.. để người quản lý có thể nắm được và lên kế hoạch bổ sung định kỳ. Quản lý một cách khoa học như vậy chắc chắn sẽ mang đến hiệu quả cao trong công việc, đồng thời tiết kiệm phần lớn chi phí cho đồ dùng văn phòng, điều mà các công ty văn phòng phẩm luôn mong muốn.

Lưu trữ một cách có hệ thống danh mục văn phòng phẩm

Tập trung những đồ dùng thành từng nhóm để quản lý giúp cho việc lưu trữ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều cho các công ty văn phòng phẩm. Hãy đặt ra những quy định về lưu trữ đồ dùng văn phòng phẩm cho từng ngăn tủ hay hộp đựng riêng. Ví dụ hộp màu đỏ chưa dụng cụ ghi chép, hộp màu xanh chưa dụng cụ biên tập, hộp màu trắng chuyên dùng cho các sản phẩm van phong pham gia re. Bằng cách áp dụng này, giờ đây mọi thứ đều theo trật tự khoa học và thuận tiện nhất cho công việc mỗi ngày.

 

Danh mục văn phòng phẩm được điều chỉnh lại gọn gàng hơn

Loại bỏ đồ dùng cũ và thừa thải

Luôn luôn trong mọi công ty văn phòng phẩm đều phát sinh rác thải như giấy in, kim bấm, giấy ghi chú… hoặc trong tủ đựng van phong pham gia re sẽ có những thứ mà bạn không cần dùng đến, hay không thể dùng đến nữa thì hãy dọn dẹp chúng đi ngay để đảm bảo văn phòng lúc nào cũng gọn gàng, không ứ đọng rác, gây nên tình trạng bừa bãi cho văn phòng và chỗ để danh mục văn phòng phẩm.

Phong bì cũng là một vật dụng văn phòng phẩm được sử dụng phổ biến trong danh mục văn phòng phẩm. Ngày nay, ngoài kiểu phong bì giấy truyền thống, người ta còn thiết kế với các loại kiểu dáng, chất liệu khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng và nội dung cần chứa đựng bên trong nó. Hãy cùng tìm hiểu về chiếc phong bì trong danh mục văn phòng phẩm thường ngày của công ty nhé.

Từ truyền thống đến hiện đại

Ngày này chúng ta có thể tìm thấy phong bì với rất nhiều hình dáng và thiết kế khác nhau, tạo nên sự đa dạng về lựa chọn cho người sử dụng. Tuy nhiên nó vẫn có những đặc điểm tương tự như những chiếc phong bì truyền thống đầu tiên, với phần người gửi và người nhận ở bên ngoài.

Phong bì ngày nay đã rất đa dạng về thiết kế bởi các công ty văn phòng phẩm

Phong bì là món đồ lâu đời đã có mặt trong danh mục văn phòng phẩm và đã trở nên rất phổ biến không chỉ trong công việc mà còn cả đời sống hằng ngày, dùng để gửi đi những thông điệp, lời nhắn, hay những vật phẩm có kích thước mỏng. Ngoài tác dụng dùng chứa đựng những lá thư viết tay, món van phong pham gia re này còn được sử dụng để thể hiện sự trang trọng và lịch sự với người nhận, đồng thời đôi khi cũng trở thành công cụ giới thiệu hình ảnh doanh nghiệp hay công ty văn phòng phẩm.

Phân loại danh mục văn phòng phẩm phong bì

Hiện nay trên thị trường van phong pham gia re đã có rất nhiều loại phong bì khác nhau về thiết kế, kiểu dáng, kích thước, mục đích sử dụng,... Ngoài chiếc phong bì có viền sọc xanh đỏ truyền thống, có những chiếc phong bì được làm hoàn toàn màu trắng với định lượng giấy tầm 100 để chứa giấy tờ với mức giá khá rẻ. Những kích thước phổ biến nhất của phong bì trong danh mục văn phòng phẩm là: 12cm x 18cm, 12cm x 22cm, A5, A4. Ngoài ra còn có loại Bao thư vàng A5 kích cỡ 18cm x 24cm và A4 kích cỡ lớn 21cm x 29.7cm, với thiết kế truyền thống hình chữ nhật, không có keo dán phù hợp với nhiều mục đích sử dụng. Chúng được làm từ chất liệu là bìa cứng, thích hợp đựng các loại giấy tờ, tài liệu khổ A5, A4, có thể chứa được nhiều tài liệu hơn và có khả năng bảo quản tài liệu tốt hơn.

Hiện nay phong bì có thể mua tại bất kỳ cửa hàng hay công ty văn phòng phẩm nào trên toàn quốc với mức giá đa phần là rẻ phụ thuộc vào thiết kế và chất lượng của chúng.

Một trong những vật dụng gắn liền với hình ảnh của mọi văn phòng công sở đó chính là chiếc bìa đựng hồ sơ. Bìa đựng hồ sơ giúp cho việc lưu trữ tài liệu và giấy tờ trở nên dễ dàng , đơn giản và thú vị hơn. Hiện tại trên thị trường có khá nhiều loại bìa đựng hồ sơ khác nhau, bài viết này sẽ báo giá văn phòng phẩm các loại bìa phổ biến phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau.

1/ Các loại bìa hồ sơ đang bán tại công ty văn phòng phẩm

Bìa còng quen thuộc

Bìa còng phổ biến với mức báo giá văn phòng phẩm vừa tầm

 Đây chắc chắn là loại bìa đựng hồ sơ phổ biến và được sử dụng nhiều nhất tại các công ty văn phòng phẩm. Chiếc bìa còng cũng luôn xuất hiện và là phông nền chủ đạo mỗi khi nhắc đến các văn phòng công ty hay doanh nghiệp. Chất liệu sử dụng cho bìa còng chủ yếu là nhựa hay simili, tạo cảm giác vững chắc nhưng nhẹ nhàng dễ di chuyển. Đây là sản phẩm ưu dùng của các nhân viên văn phòng với sức chứa 500 tờ giấy A4. Với mức báo giá văn phòng phẩm hiện tại là 36.000 VND.

Bìa lá tinh tế

Bìa lá với thiết kế mỏng, nhỏ gọn và đa phần là trong suốt để dễ dàng xem và quản lý nội dụng bên trong nó, loại bìa này rất được ưu dùng bởi học sinh, sinh viên có nhu cầu kẹp giấy tờ tài liệu cho từng môn học khác nhau. Với ưu điểm nhỏ gọn, tiện lợi và thiết kế đẹp, đây là sản phẩm bán chạy của các công ty văn phòng phẩm. Chất liệu nhựa PP không độc hại và có thời gian sử dụng lâu dài. Bìa lá hiện đang được báo giá văn phòng phẩm ở mức 1.500 VND cho mỗi tờ trên thị trường hiện tại.

Bìa lá được sử dụng nhiều bởi học sinh sinh viên

Bìa cây gáy tiện dụng

Loại bìa này có thiết kế tiện lợi, cho khả năng lấy tài liệu ra và đưa tài liệu vào để lưu trữ khá nhanh chóng, với thiết kế đa phần năng dộng và tươi vui, người dùng có thể lựa chọn mầu sắc cũng như hình dáng phù hợp sở thích của mình. Sản phẩm này đang được báo giá văn phòng phẩm ở mức 3.800 VND.

2/ Làm thế nào để chọn đúng loại bìa hồ sơ cần thiết

Để lựa chọn được đúng món đồ phù hợp với nhu cầu sử dụng trong danh mục văn phòng phẩm của công ty, cũng cần lưu ý một số tiêu chí sau để có thể phát huy hết giá trị sử dụng của món đồ bạn nhé.
- Luôn sử dụng bìa đựng hồ sơ có chất liệu an toàn, với địa chỉ công ty văn phòng phẩm và mức báo giá văn phòng phẩm cung cấp rõ ràng.
- Ưu tiên lựa chọn loại màu sắc và kiểu dáng phù hợp với sở thích.
- Cân nhắc mục đích sử dụng để chọn loại bìa và kích thước của sản phẩm cần mua.
- Đừng quên chọn mua các mẫu bìa hồ sơ đồng điệu với không gian sử dụng.

Chúc bạn lựa chọn được món đồ phù hợp để làm mới danh mục văn phòng phẩm của mình nhé.