Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm không phải là chuyện đơn giản như nhiều người lầm tưởng, đây là công việc đòi hỏi sự cẩn thận và quy trình rõ ràng. Điều quan trọng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp là làm thế nào để sử dụng văn phòng phẩm một cách hiệu quả nhất, hỗ trợ tối đa cho công việc mà vẫn phải thật tiết kiệm và tránh lãng phí để tối ưu được chi phí cho doanh nghiêp. 6 bước sau đây sẽ giúp bạn quản lý văn phòng phẩm của doanh nghiệp mình dễ dàng hơn.

Kiểm tra chủng loại và số lượng văn phòng phẩm hiện còn lại trong công ty là điều nên làm đầu tiên trong quá trình kiểm soát văn phòng phẩm. Để thực hiện công việc này dễ dàng, bạn nên nhờ sự giúp đỡ của mọi người để rà soát lại kho đồ dùng văn phòng phẩm của mỗi cá nhân. Sau đó hãy lập ra một danh sách để quản lý bao gồm đầy đủ các danh mục văn phòng phẩm và tình trạng còn lại trong công ty.

Để quyết định chi tiêu cho văn phòng phẩm hợp lý hơn thì đây là bước quan trọng. Bạn nên lập thêm một danh sách bao gồm các loại văn phòng phẩm hay được sử dụng và ước lượng số lượng văn phòng phẩm loại đó cần dùng trong 3 tháng tới.

Khuyến khích các nhân viên trong công ty cân nhắc việc sử dụng lại các món văn phòng phẩm chỉ mới hết một phần, hay thậm chí còn mới chưa hư hỏng gì. Khuyến khích mọi người tái sử dụng văn phòng phẩm, đặc biệt là những tờ giấy đã in một mặt, đồng thời tổ chức thu gom những sản phẩm không sử dụng được nhưng có khả năng tái chế.

Từ danh sách ở bước 1 và 2 bạn nên xem xét, để tổng kết ra danh sách văn phòng phẩm cần mua. Lựa chọn nhà cung cấp bằng cách so sánh giá cả, chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết,…

Văn phòng phẩm còn thừa lại sau khi đã đến tay các đồng nghiệp, nên được lưu trữ ở một nơi cố định, bảo quản văn phòng phẩm trong tầm kiểm soát. Giao cho một người giữ chìa khóa và in ra một bảng kiểm soát, cho nhân viên ký nhận mỗi lần đến nhận đồ dùng mới.