Đồ dùng văn phòng phẩm luôn là những vật dụng không thể thiếu ở mọi văn phòng của các doanh nghiệp. Chúng hỗ trợ rất nhiều cho công việc văn phòng, giúp công viên được thực hiện một cách nhanh chóng, hoàn thiện và suôn sẻ hơn. Tuy nhiên giữa thị trường văn phòng phẩm rộng lớn và bạn đang phân vân không biết nên lựa chọn văn phòng phẩm như thế nào để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp thì hãy xem bài viết này để thu nhặt những kinh nghiệm hữu ích cho mình nhé!

Chọn mua văn phòng phẩm như thế nào ?

Mua văn phòng phẩm cũng phải có kế hoạch

Đối với những doanh nghiệp nhỏ, nơi không có quá nhiều chi phí cho văn phòng phẩm, thì phần lớn sẽ dùng phương án chỉ đặt những thứ mà văn phòng đang có nhu cầu chứ không có xu hướng dự trữ chúng. Đây là cách hiệu quả nếu doanh nghiệp không có kho hoặc diện tích để lưu trữ. Tuy nhiên cũng có một số khó khăn khi có nhu cầu giải quyết công việc ngay tức khắc:

- Sau khi đặt hàng thì phải đợi bên cung cấp văn phòng phẩm giao hàng tới, nếu số lượng nhỏ thì có thể mất khá nhiều thời gian từ vài giờ đến vài ngày.

- Mua lẻ vài món sẽ luôn có giá cao hơn so với đặt mua với sỉ.

- Đặc biệt hơn, nếu đồ văn phòng phẩm mà bạn đang có nhu cầu đặt mua là hàng đặc biệt, không sản xuất đại trà, thì sẽ phải đợi lâu hơn để chờ nhà cung cấp sản xuất chúng.

Chính vì vậy mà đối với sản phẩm văn phòng phẩm nào dùng nhiều hoặc đang trong  chương trình khuyến mãi thì nên mua nhiều để dự trữ một ít như: giấy in, kẹp, ghim, bút viết, như vậy không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tiết kiệm thời gian làm việc, nếu không có nhiều kinh phí và không gian dự trữ thì có thể mua dự trữ đủ cho 1 tháng.

Lựa chọn văn phòng phẩm như thế nào ?

Nếu chưa có kinh nghiệm lựa chọn các đồ dùng văn phòng phẩm thì hãy đừng ngần ngại mà nhờ người bán tư vấn giúp bạn. Chúng ta nên hỏi là sản phẩm nào uy tín, được nhiều người chọn mua, chứ không nên hỏi sản phẩm nào tốt nhất, vì tốt nhất có thể là đắt nhất. Một số yếu tố cần cân nhắc khi chọn mua sản phẩm văn phòng phẩm:

- Tham khảo những sản phẩm mà nhiều người tin dùng vì đó là những sản phẩm có chất lượng ổn định và giá cả hợp lý nhất.

- Không nên quá tin tưởng những sản phẩm văn phòng phẩm có mức giá quá thấp.

- Đồ văn phòng phẩm phải đáp ứng tiêu chí đơn giản, dễ dùng, có phụ kiện thay thế khi cần.

- Nên thử những sản phẩm mới để tìm được sản phẩm thích hợp nhất với mình

- Thương hiệu luôn là yếu tố làm cho người tiêu dùng an tâm nhất: nên lựa chọn những thương hiệu có uy tín trên thị trường.

- Luôn luôn thắc mắc nếu thấy có bất kỳ điểm lạ, nên hỏi người bán vì sao cùng một sản phẩm có sự khác biệt về giá. 

Hiện nay, lượng rác thải có nguồn gốc từ đồ dùng văn phòng phẩm rất lớn. Ít ai biết rằng hầu hết chúng có thể dùng để tái chế để giảm tải ô nhiễm môi trường, vừa tiết kiệm một khoản chi phí cho công ty, doanh nghiệp.

1. Giấy in A4

Đó là loại giấy in - photo dùng phổ biến ở văn phòng bởi đây là kích thước chuẩn để in ấn các loại tài liệu quan trọng. Số liệu thống kê cho thấy mỗi nhân viên sử dụng khoảng 10.000 tờ giấy in A4 mỗi năm nhưng chỉ có 1/4 trong số đó dùng để lưu trữ, 3/4 còn lại được quy là rác thải. Như vậy có thể hình dung được nhu cầu về giấy in là rất lớn khi tính cho nguyên một quốc gia.

Có 2 hình thức có thể sử dụng lượng giấy thải để tái chế. Thứ nhất là tái sử dụng mặt trắng còn lại của giấy in một mặt để làm nháp hay ghi chép thông tin không quan trọng. Thứ 2 là gom giấy cho nhà máy tái chế, giấy sẽ được xử lý để loại bỏ mực in và cho ra thành phẩm là giấy in, giấy carton… để sử dụng như giấy bình thường.

2. Cặp đựng tài liệu

Đa phần các loại cặp tài liệu đều làm từ chất liệu nhựa mà nhựa có thể dùng để tái chế được. Vậy nên khi cặp đựng tài liệu bị bung hoặc rách, thay vì bỏ đi thì bạn nên dồn lại số lượng nhiều để bán cho các nhà máy tái chế dùng làm nguyên liệu sản xuất.

3. Thùng carton, hộp đồ

Với các thùng carton lớn sau khi lấy sản phẩm ra ngoài thì bạn có thể tận dụng nó để đựng hồ sơ loại hoặc đóng các đồ dùng để chuyển đi xa. Hộp giấy nhỏ thì nên tận dụng để chứa vật dụng vănphòng phẩm và dùng khi gói quà.

4. Các vật dụng văn phòng khác

Bên cạnh đó, những vật dụng văn phòng phẩm như folder tài liệu, kẹp gim, kẹp giấy,… đều có thể tái sử dụng và dùng đi dùng lại nhiều lần. Cho nên, việc tiết kiệm chi phí cho văn phòng từ ý thức giữ gìn và chia sẻ chúng là cách hữu hiệu để giảm một khoản chi phí không nhỏ khi đặt văn phòng phẩm hàng tháng của các doanh nghiệp.

Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm không phải là chuyện đơn giản như nhiều người lầm tưởng, đây là công việc đòi hỏi sự cẩn thận và quy trình rõ ràng. Điều quan trọng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp là làm thế nào để sử dụng văn phòng phẩm một cách hiệu quả nhất, hỗ trợ tối đa cho công việc mà vẫn phải thật tiết kiệm và tránh lãng phí để tối ưu được chi phí cho doanh nghiêp. 6 bước sau đây sẽ giúp bạn quản lý văn phòng phẩm của doanh nghiệp mình dễ dàng hơn.

Quản lý văn phòng phẩm thế nào ?

Bước 1: Kiểm tra chủng loại văn phòng phẩm hiện có

Kiểm tra chủng loại và số lượng văn phòng phẩm hiện còn lại trong công ty là điều nên làm đầu tiên trong quá trình kiểm soát văn phòng phẩm. Để thực hiện công việc này dễ dàng, bạn nên nhờ sự giúp đỡ của mọi người để rà soát lại kho đồ dùng văn phòng phẩm của mỗi cá nhân. Sau đó hãy lập ra một danh sách để quản lý bao gồm đầy đủ các danh mục văn phòng phẩm và tình trạng còn lại trong công ty.

Bước 2: Lập thêm danh sách văn phòng phẩm

Để quyết định chi tiêu cho văn phòng phẩm hợp lý hơn thì đây là bước quan trọng. Bạn nên lập thêm một danh sách bao gồm các loại văn phòng phẩm hay được sử dụng và ước lượng số lượng văn phòng phẩm loại đó cần dùng trong 3 tháng tới.

Bước 3: Khuyến khích tái sử dụng

Khuyến khích các nhân viên trong công ty cân nhắc việc sử dụng lại các món văn phòng phẩm chỉ mới hết một phần, hay thậm chí còn mới chưa hư hỏng gì. Khuyến khích mọi người tái sử dụng văn phòng phẩm, đặc biệt là những tờ giấy đã in một mặt, đồng thời tổ chức thu gom những sản phẩm không sử dụng được nhưng có khả năng tái chế.

Bước 4: Lựa chọn nhà phân phối

Từ danh sách ở bước 1 và 2 bạn nên xem xét, để tổng kết ra danh sách văn phòng phẩm cần mua. Lựa chọn nhà cung cấp bằng cách so sánh giá cả, chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết,…

Bước 5: Chọn nơi lưu trữ văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm còn thừa lại sau khi đã đến tay các đồng nghiệp, nên được lưu trữ ở một nơi cố định, bảo quản văn phòng phẩm trong tầm kiểm soát. Giao cho một người giữ chìa khóa và in ra một bảng kiểm soát, cho nhân viên ký nhận mỗi lần đến nhận đồ dùng mới.

Bước 6: Luôn cập nhập văn phòng phẩm

Nên kiểm tra kho định kì và tái đặt văn phòng phẩm số lượng lớn, không nên đợi kho hết rồi mới đặt lắc nhắc. Làm như vậy sẽ tiết kiệm thời gian mua hàng và nhận được nhiều ưu đãi từ nhà phân phối hơn. Cách hữu hiệu là đăng ký nhận email từ các nhà phân phối để luôn cập nhật các đợt khuyến mãi.

Bạn cắt giấy là vật dụng văn phòng phẩm không thể thiếu, nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo giấy tờ tài liệu được chuẩn bị gọn gàng ngay ngắn, giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng. Trên thị trường có khá nhiều dòng bàn cắt giấy với nhiều mẫu mã nhiều giá khác nhau. Sau đây là  5 mẫu bàn cắt giấy được ưu chuộng, tham khảo để tìm được loại bàn cắt phù hợp với nhu cầu của mình nhé.

Bàn cắt giấy là một văn phòng phẩm thiết yếu

Bàn cắt giấy khổ A4, Khổ A3 chất liệu gỗ

Đây là dạng bàn cắt phổ biến, với bàn cắt được làm bằng chất liệu gỗ, có kẻ sẵn các đơn vị đo, đơn giản, nhỏ gọn, và đặc biệt là dễ sử dụng. Nó có thể cắt được kích thước lên đến khổ A3, Số lượng cắt từ 5-10 tờ / lần

Bàn cắt giấy khổ A4 chất liệu sắt

Bàn cắt được làm bằng chất liệu sắt , bàn cắt giấy loại này có thêm thiết bị giữ giấy, toàn bộ được làm bằng sắt mang lại cảm giác chắc chắn, bền lâu cho sản phẩm. cũng như bàn cắt gỗ bàn cắt săt cũng khá đơn giản, nặng hơn bàn gỗ một chút và có thể cắt được khổ A4.

Bàn cắt giấy thông minh Texet

Texet là loại bàn cắt giấy thông mình vô cùng đặc biệt. Nó có thể linh động thay thế được 3 hoặc 4 loại lưỡi dao khác nhau, giúp cắt được đường thẳng, cắt đường lượn sóng, và đường đứt nét, hay làm đường gấp. Lưỡi dao của bàn cắt này có thể mua và thay mới với giá khá rẻ chỉ từ 50 - 70.000 / 1 lưỡi. Số lượng tờ cắt cũng khá nhiều với 10 tờ khi cắt đường thẳng, 8 tờ khi cắt lượn sóng và đứt nét.

Bàn cắt giấy 5 trong 1

Được xếp vào hàng ngũ những loại văn phòng phẩm đa năng cần có cho văn phòng, Bàn cắt giấy 5 trong 1 có chức năng tương tự như bàn cắt thông minh. Nhưng bàn cắt giấy 5 trong 1 có thêm chức năng bo góc tròn, được ứng dụng để làm danh thiếp, các loại thiệp và ấn phẩm trong in ấn quảng cáo. 

Bàn cắt giấy chuyên nghiệp 

Bàn cắt giấy chuyên nghiệp là một văn phòng phẩm có kích thước khá lớn được làm hoàn toàn bằng chất liệu bằng sắt. Số lượng cắt một lần lớn từ 300-400 tờ. Nó mang độ chính xác cực cao, khả năng cắt sắc bén vô cùng. Loại bàn cắt này được sử dụng chuyên nghiệp trong các tiệm photocopy, các công ty in ấn quảng cáo, các xưởng in công nghiệp...

Trong Microsoft Word, trước khi muốn in một văn bản bạn cần canh chỉnh cho trang in vừa vặn và phù hợp với khổ giấy. Bao gồm Font chữ, cỡ chữ, canh lề, dàn trang…bằng các thao tác thông thường trong word.

Sau đó bạn vào File-> Print review để xem toàn bộ văn bản mình vừa chỉnh sửa có chuẩn với tổng thể trang giấy hay chưa?? Nếu chưa, bạn hãy tiếp tục chỉnh sửa cho phù hợp. Nếu đã hài lòng, bạn bắt đầu cho in bằng cách: vào File -> Print và tham khảo ý nghĩa các thông số in như sau để hiệu chỉnh cho phù hợp:

1. Printer Name: là tên máy in. Nếu máy tính bạn đang dùng có kết nối nhiều máy in trong cùng hệ thống, hãy chọn tên máy in thuận tiện và phù hợp nhất với bạn bằng cách nhấn vào mũi tên xổ xuống và click vào tên máy in được chọn.
2. Manual duplex: Chọn in hai mặt, mỗi trang văn bản sẽ được in lên một mặt của tờ giấy in, trong trường hợp máy in không có chức năng tự động in 2 mặt (máy in thông thường). Sau khi in xong một mặt, word sẽ nhắc nạp giấy vào lại để in tiếp mặt thứ hai.
3. All: Chọn in tất cả các trang văn bản.
4. Current page: Chỉ in trang đang được đặt dấu nháy của con trỏ chuột hoặc trang đầu tiên được đánh dấu.
5. Selection: Chỉ in phần nội dung được chọn bằng cách đánh dấu (bôi đen). Chức năng này chỉ được hiển thị khi nội dung trong văn bản được đánh dấu.
6. Pages: In trang được yêu cầu, bằng cách nhập số thứ tự trang vào sô. Nếu muốn in từng trang cụ thể, bạn nhập số thứ tự các trang và phân cách nhau bằng dấu phẩy, cách này thích hợp khi bạn chỉ muốn in từng trang không theo nguyên tắc nào. Còn nếu muốn in liên tục từ trang này tới trang kia, bạn không cần phải mất thời gian gõ thứ tự từng trang, bạn chỉ cần nhập thứ tự trang đầu đến trang cuối muốn in và phân cách bằng dấu “-“.

VD: Bạn muốn in các trang 3, trang 5 và từ trang 7 đến trang 15 bạn có thể nhập là: 3,5,7-15

7. Number of copies: Chọn số lượng bản in (VD bạn muốn in 3 đơn xin việc bạn nhập là: 3).
8. Collate: Chọn cách sắp xếp khi in nhiều bản (có thể chọn giấy inhttps://www.vmax.vn/van-phong-pham/giay/giay-in-photo-1883.html ra được xếp theo thứ tự 11-22-33 hoặc 123-123).
9. Print what: Chọn nội dung muốn in, mặc định là Document để chỉ in nội dung văn bản.
10. Print: Chọn in tất cả các trang hay chỉ in trang lẻ (Odd pages: 1,3,5,...) hoặc trang chẵn (Even pages: 2,4,6,...)
11. Pages per sheet: Chọn số trang văn bản muốn in trong một tờ giấy. Nếu chọn nhiều hơn một thì các trang văn bản sẽ được thu nhỏ lại cho vừa với một trang của khổ giấy in đã chọn
12. Scale to paper size: Điều chỉnh kích thước của bản in cho vừa với khổ giấy trong trường hợp kích thước của trang văn bản và khổ giấy in khác nhau. Chức năng này lưu ý cho các bạn hay quên chọn khổ trước khi in là A4 hoặc Letter.

Sau khi chọn xong các thông số nhấn nút Ok để ra lệnh in hoặc nhấn Cancel để hủy lệnh in.

Cùng với bút bi, bút dạ, bút ghi chú,… bút chì hẳn là một loại văn phòng phẩm quá quen thuộc với mọi văn phòng, công ty. Sau nhiều năm cải tiến, chiếc bút chì bấm đã ra đời và nhanh chóng chiếm được sự ưu ái và được tin tưởng sử dụng vì độ tiện lợi của nó.

Bút chì bấm là loại văn phòng phẩm được ưu chuộng

Cách sử dụng bút chì bấm

Bút chì bấm hay còn gọi là Bút chì kim là loại bút có ruột bút chì (được gọi là ngòi chì) có thể thay thế khi dùng hết và được đẩy ra ngoài đầu bút. Khi ngòi chì bị cùn hay bị gãy thì không phải dùng chuốt như bút chì gỗ, mà chỉ cần bấm vào nút bấm ở trên thân hay trên đầu bút để đẩy ngòi chì ra ngoài và có thể dùng tiếp. Ngòi chì có thành phần chính là chì và được thêm một số thành phần làm cứng khác, chúng rất mỏng và dễ gãy nên thường được đi kèm với những chiếc hộp nhỏ giúp bảo vệ ngòi. Bạn có thể dễ dàng mua những hộp ngòi chì này ở các tiệm, cửa hàng văn phòng phẩm.

Thiết kế của bút chì bấm

Bút chì bấm có cấu tạo phức tạp hơn viết chì gỗ rất nhiều. Thân bút được làm bằng nhiều chất liệu đa dạng như nhựa, kim loại, cao su… ưa chuộng nhất là chất liệu nhựa cứng bởi vì độ bền dễ tạo kiểu đẹp. Bên trong bút là một ống bằng nhựa chạy theo chiều dài của thân viết, có nhiệm vụ giữ ngòi viết thẳng và không bị gãy. Có bút có lò xo ở gần ngòi viết để tăng độ đàn hồi, đẩy cây ngòi nhẹ, dễ dàng hơn và giữ được ngòi ra đúng như mong muốn.

Ngòi của bút chì bấm

Ngòi bút chì bấm là phần quan trọng tạo nên sự khác biệt trong cấu tạo, nó có chức năng cố định cây ruột bút, giúp hạn chế gãy, giúp ngòi không dịch chuyển khi dùng. Ngòi bút  nhỏ, như đầu cây bút bi làm bằng kim loại.

Giống như các loại bút chì khác, ngòi của viết chì kim dựa theo tỉ lệ than chì mà phân loại, tùy theo nhu cầu mà chọn màu sắc, độ mềm cứng của ngòi. Trên thị trường cũng có sự tồn tại của các loại ngòi bút chì có màu nhưng khá là hiếm gặp.

Bút chì bấm là loại văn phòng phẩm được ưu chuộng hơn vì sự tiện dụng của nó. Bạn không cần phải chuốt lại bút khi cùn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lâu dài nếu bảo quản tốt thân bút và chỉ cần thay ngòi chì khi hết.

Hằng ngày chúng ta giành hầu hết thời gian để ngồi tại chiếc bàn làm việc của mình, nên việc sắp xếp nó sao cho vừa gọn gàng, vừa sạch đẹp sẽ khiến bạn cảm thấy thoải mái, hứng khởi hơn trong công việc và còn nhận được cái nhìn thiện cảm từ đồng nghiệp và những người xung quanh vì phong cách làm việc cẩn thận, tươm tất và rõ ràng của bạn. Để biết cách sắp xếp các vật dụng, đồ văn phòng phẩm sao cho bàn làm việc của mình luôn gọn gàng ngăn nắp, hãy theo dõi bài viết dưới đây.

Sắp xếp lại văn phòng phẩm trên bàn làm việc

Sắp xếp giấy tờ trên bàn

Việc các văn phòng có nhiều giấy tờ là điều đương nhiên, không thể tránh khỏi nhưng làm thế nào để sắp xếp chúng gọn gàng? Bàn làm việc mà giấy tờ bừa bãi, lung tung sẽ gây khó khăn cho chúng ta khi tìm kiếm cũng như tạo cảm giác lộn xộn và không ngăn nắp trên bàn làm việc. Tốt nhất là nên phân loại và xếp tài liệu này thành từng tập, cất vào những chiếc khay chứa tài liệu hay ngăn kéo của bàn, tủ.

Sử dụng ống đựng các loại bút

Trên bàn làm việc của dân văn phòng thường xuất hiện một chiếc hộp để cắm bút vô cùng đơn giản, nhưng cũng lợi hại không kém. Trên thị trường văn phòng phẩm hiện nay có nhiều ống cắm bút đa năng, nhiều ngăn, có thể dùng để cắm viết,cắm kéo, bỏ ghim bấm, kẹp giấy, băng keo dán,... Không chỉ vậy, chúng còn có màu sắc và hình dáng ngộ nghĩnh, đáng yêu, có thể làm trang trí cho bàn làm việc của bạn. Tạn dụng chúng để bàn làm việc luôn gọn gàng tươm tất, không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm khi cần, nhất là bút viết.

Sử dụng kẹp giấy

Nếu có nhiều loại giấy tờ bạn thường xuyên sử dụng tới thì nên sử dụng một thứ văn phòng phẩm nhỏ gọn tiện dụng là chiếc kẹp giấy để thuận tiện lấy ra khi cần đến, mà nó vẫn đảm bảo yếu tố gọn gàng cho bàn làm việc. Ngoài ra trên thị trường văn phòng phẩm cũng có khá nhiều loại kẹp giấy có màu sắc, hình ảnh vui nhộn góp phần thêm sinh động cho bàn làm việc của bạn. Không chỉ tạo sự nổi bật mà đây còn là cách đánh dấu tài liệu của riêng bạn, góp phần làm việc hiệu quả hơn.

Sắp xếp các dụng cụ văn phòng phẩm về đúng chỗ

Trên bàn làm việc không chỉ có máy tính mà còn có các loại đồ dùng văn phòng phẩm, cùng các loại đồ dùng cá nhân khác như điện thoại, ví tiền, ly nước, đồ ăn vặt... Những thứ này nếu không được sắp xếp gọn gàng cũng là một nguyên nhân khiến bàn làm việc của bàn trở nên lộn xộn và chật hẹp. Vì vậy bạn nên có một túi hoặc khay riêng để đựng những thứ này, chúng sẽ không chiếm quá nhiều không giam, diện tích trên bàn làm việc của bạn.