Trong mỗi công ty văn phòng phẩm, bàn làm việc là nơi hầu hết mọi người đều gắn bó như một vị trí cố định mà tại đó ý tưởng và công việc được sinh ra và thực hiện. Vì vậy, bàn làm việc cũng thể hiện phần nào đó tính cách của mỗi người. Để tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn, có thể bắt đầu ngay từ bàn làm việc. Sau đây là một số lời khuyên giành cho nhân viên văn phòng.

Đặt màn hình máy tính bên trái bàn làm việc

Thường thì vật dụng chính để làm việc thường được đặt ngay tại trung tâm, nhưng đây không phải là ý hay, vì cách bố trí như vậy sẽ chiếm mất một phần lớn diện tích trên bàn mà ta có thể tận dụng để làm nhiều việc khác. Thay vào đó, hãy dịch chuyển màn hình máy tính sang trái, hoặc phải tùy ý. 

Lúc này bạn có thể tiết kiệm được một khoảng lớn không gian cho các loại vật dụng khác trong danh mục văn phòng phẩm của mình. Tuy nhiên cũng không nên đặt màn hình quá sát mép bàn, điều này sẽ khiến tư thế làm việc không thoải mái và tự nhiên.

Đặt máy tính hoặc laptop bên phải bàn làm việc để thuận tiện hơn

Để đồ dùng, cây cảnh bên phải bàn làm việc

Sau khi đã giải phóng được một khoảng không gian phần bên phải của bàn làm việc thì bây giờ là lúc bạn tận dụng chúng sao cho hiệu quả nhất. Đó có thể là một chiếc đèn bàn, một vài hộp đựng đồ dùng van phong pham gia re, hoặc là một chậu cây cảnh tươi mát để làm mới làm tâm trạng trong cả ngày làm việc dài. Ưu tiên khay đựng bút gần máy tính nhất để nhanh chóng với tay lấy được ngay. Những vật dụng lớn đặt phía bên phải sẽ là giải pháp tiết kiệm nhất cho không gian khiêm tốn trên bàn làm việc.

Một chút không gian giành cho cây cảnh để thư giản đầu óc khi làm việc

Thiết kế kệ đựng tài liệu

Sát với máy tính và khá là dễ nhìn nên bạn có thể đặt kệ đựng tài liệu của công ty văn phòng phẩm ở đây. Nên chọn các loại kệ đựng có vách ngăn và được đánh dấu sẵn từng loại để dễ sắp xếp và tìm kiếm. Bạn nên sử dụng dụng các kệ có màu khác nhau cho mỗi loại tài liệu hoặc dùng giấy để đánh dấu từng loại. Những lúc cần gấp, bạn chỉ cần đưa mắt qua một lượt là có thể tìm thấy ngay tập hồ sơ hay loại giấy tờ mà mình đang cần.

Nhiều người vẫn thường lầm tưởng thiết bị văn phòng và đồ dùng văn phòng phẩm là một trong khi thực chất đây là hai khái niệm quan trọng cần làm rõ, đặc biệt đối với công tác quản lý vật tư trong các công ty văn phòng phẩm. Thiết bị văn phòng phẩm bao quát cả đồ dùng văn phòng phẩm. Hãy xem trong đó gồm những gì qua bài viết sau đây nhé.

Thiết bị văn phòng gồm những gì?

Đây là từ dùng để nói đến tất cả các đồ dùng, vật dụng và thiết bị có trong văn phòng nhằm mục đích phục vụ những công việc ở đây được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Chắc chắn thiết bị văn phòng không thể thiếu tại bất cứ nơi làm việc nào chứ không riêng gì công ty văn phòng phẩm. Tiêu biểu gồm có máy in, máy tính, máy scan, máy fax, máy photocopy, bàn làm việc, tủ hồ sơ và các đồ dùng văn phòng phẩm cũng như van phong pham gia re khác. Nơi làm việc hiện đại và yêu cầu cao hơn thì sẽ cần những thiết bị hiện đại và đắt tiền hơn để phục vụ công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất

Chiếc máy tính bỏ túi cũng là một thiết bị cần thiết tại các công ty văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là gì?

Theo công ty văn phòng phẩm Vmax thì cụm từ văn phòng phẩm để chỉ những đồ dùng và vật dụng đơn giản có tác dụng chính là phục vụ các công việc trong văn phòng, phổ biến như sổ tay, giấy in, bút viết, ghim, kẹp, dao rọc giấy, phong bì, cặp tài liệu,...

- Các loại giấy sử dụng trong văn phòng

Đây có thể xem là món vật dụng thông dụng và phổ biến nhất, không thể thiếu tại bất kỳ công ty văn phòng phẩm nào. Nơi nào cũng sử dụng đến giấy với nhiều mục đích khác nhau như in ấn, photocopy, làm văn bản, làm hợp đồng, tạo thông báo, hóa đơn, công văn chứng từ,...

- Bút viết

Đây chắc chắn cung là thứ rất cần thiết trong mọi hoạt động của cơ quan, văn phòng công ty văn phòng phẩm và các doanh nghiệp cũng như trong mọi hoạt động hằng ngày của bất kỳ ai. Có nhiều loại bút viết khác nhau như bút bi, bút chì, bút máy, bút dạ quang, bút xóa,...

Công ty văn phòng phẩm là nơi có rất nhiều loại đồ dùng khác nhau, chuyên cung cấp vật dụng văn phòng phẩm nhưng đôi khi cũng xảy ra những vấn đề thất lạc đầy bí ẩn. Một ngày đẹp trời nào đó bỗng dưng món đồ của bạn không cánh mà bay chắc chắn sẽ mang lại cảm giác nuối tiếc khó hiểu. Cùng tìm hiểu về những món đồ thường hay thất lạc tại công ty văn phòng phẩm nhé.

Bút viết là thứ dễ biến mất nhất

Đây là điều có lẽ bất kỳ ai cũng đồng ý, cây bút viết dù mới hay cũ, vừa mới đem ra sử dụng cũng có thể không cánh mà bay không rõ nguyên nhân. Không chỉ riêng tại các công ty văn phòng phẩm mà bất cứ nơi nào cũng có thể xảy ra hiện tượng này. Chắc hẳn ai cũng đã từng niếm trãi hoàn cảnh này, khi cây bút luôn biến mất những lúc cần thiết nhất, hoặc sau một ngày học tập, làm việc, dọn dẹp để đi về thì chẳng thấy cây bút viết của mình đâu. Nguyên nhân chính có kẻ là kích thước nhỏ bé của nó, nên rất dễ trôi đi mất, hoặc ẩn nấp ở những nơi khó nhìn thấy và không ngờ tới. Hoặc cũng có thể vì đây là món đồ thông dụng rất hay được mượn và đôi khi "quên" trả lại.

Bút viết là thứ thất lạc nhiều nhất tại công ty văn phòng phẩm

Sổ tay cũng thường xuyên bị thất lạc

Cuốn sổ tay nhỏ xinh là vật dụng khá cần thiết tại các công ty văn phòng phẩm, để ghi lại các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng kịp thời, nhưng cũng vì thế mà nó dễ dàng bị cầm nhầm bởi những người không phải chủ sở hữu nó. Đơn giản như khi nghe điện thoại và cần ghi chú nhanh điều gì đó, bạn sẽ với tay lấy bất cứ thứ gì có thể viết lên được, và đôi khi đó là cuốn sổ tay của người khác.

Và những chiếc USB

Những người thường xuyên ngồi trước máy tính, như nhân viên IT, thiết kế, kế toán văn phòng tất nhiên sẽ luôn có một chiếc USB bên người để lưu trữ tài liệu và thông tin cần thiết. Nhưng chẳng may đây cũng là thiết bị được đưa vào danh sách những thứ có thói quen không cánh mà bay tại công ty văn phòng phẩm. Nguyên nhân rõ ràng nhất cũng như bút viết là do nó có kích thước nhỏ nên hay bị bỏ quên sau khi sử dụng, mặc dù đây không phải một món van phong pham gia re nhưng việc thường xuyên bị mượn để chép tài liệu cũng là nguyên nhân thất lạc chính của USB. Dù USB ngày nay cực kì bền, chẳng dễ gì mà chúng bị hỏng, nhưng chúng ta lại thường phải mua mới chúng chỉ vì chúng bị mất chứ không phải bị hư hỏng.

Dao rọc giấy là loại vật dụng khá hữu dụng và xuất hiện phổ biến tại các công ty văn phòng phẩm cũng như văn phòng, lớp học, cơ sở sản xuất,... Trong các loại dao rọc giấy hiện nay có một hãng sản xuất khá được ưu chuộng tại Việt Nam là SDI. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chiếc dao này cũng như cách sử dụng và thay thế lưỡi dao hướng dẫn bởi công ty văn phòng phẩm Vmax.

Dao rọc giấy SDI 0423 có cấu tạo như thế nào?

Sở dĩ dao rọc giấy SDI được sử dụng phổ biến là do độ bền đi kèm chất lượng sản phẩm. Cấu tạo chính của loại dao này gồm có 4 phần:

- Thân dao rọc giấy: được làm bằng nhựa và kim loại nhôm, có tác dụng bảo vệ lưỡi dao và tạo phần cằm nắm cho người sử dụng với nhiều màu sắc khác nhau.

- Chốt khóa: là phần màu đen hay còn gọi là đuôi dao có tác dụng khóa lưỡi dao hoặc bẻ lưỡi dao khi có nhu cầu.

- Lưỡi dao: có nhiều đốt có thể bẽ gãy để thay thế khi lưỡi bị mòn, sử dụng bằng cách trược ra vào trên thân dao và được điều khiển bởi khóa kéo.

Dao rọc giấy là dụng cụ phổ biến tại công ty văn phòng phẩm

Làm thế nào để bẻ lưỡi dao một cách an toàn nhất

Sau một thời gian cắt thì dao van phong pham gia re có hiện tượng cùn và không thể sử dụng được tốt như trước. Do đó người ta phải thiết kế cho nó nhiều đốt có thể bẻ được để tạo ra một phần lưỡi dao mới sắc bén như ban đầu. Tuy nhiên để tránh đứt tay thì nên áp dụng các bước sau đây để bẻ lưỡi dao:

B1: Đặt tay lên chốt khóa để đẩy lưỡi dao ra ngoài sao cho phần cần thay thế vừa trồi ra hẳn so với thân dao.

B2: Rút phần chốt màu đen của dao rọc giấy ra bằng cách rút nhẹ nó về phía sau. Sau đó dùng phần chốt này để bẻ lưỡi dao mà không cần dùng tay trần. Sau đó phải gói gọn lưỡi dao đã bẻ và vứt vào sọt rác để tránh gây thương tích

Hướng dẫn thay lưỡi dao rọc giấy SDI 0423

Nhiều người có thói quen sau khi sử dụng chưa hết chức năng đồ dùng tại công ty văn phòng phẩm thì đã vứt đi. Như vậy rất lãng phí, đặc biệt là đối với những vật dụng có thể thay thế và sử dụng tiếp như mới. Sau một thời gian xài và bẻ hết thì phải thay lưỡi mới dao, để thay lưỡi dao mới kéo phần chốt khóa, lấy lưỡi dao phụ thay cho lưỡi dao chính và khóa lại. Như vậy là vừa tận dụng được tối đa công năng của dao rọc giấy, vừa tiết kiệm chi phí cho công ty văn phòng phẩm.

Đa phần các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty văn phòng phẩm mới thành lập đều có một khoản chi phí tương đối eo hẹp, do vậy việc cắt giảm chi phí là đều hoàn toàn dễ hiểu. Từ các chi phí lớn đến các chi phí nhỏ đều được quan tâm đến. Trong đó có chi phí giành cho đồ dùng văn phòng phẩm. Tuy nhiên, liệu rằng sử dụng văn phòng phẩm giá rẻ không rõ nguồn gốc có phải là lựa chọn đúng đắn của các công ty văn phòng phẩm ?

Đa dạng công ty văn phòng phẩm

Đồ dùng văn phòng phẩm trên thị trường hiện nay cực kỳ đa dạng để có thể đáp ứng được nhu cầu ngày càng to lớn của người tiêu dùng. Trước đây, người ta chỉ cần những món đồ phục vụ được chức năng cần thiết mà không quá quan tâm về các yếu tố kèm theo. Điều này không còn đúng trong thời đại hiện nay, các công ty văn phòng phẩm ngoài việc phục vụ, cung cấp các mặt hàng chất lượng, rõ nguồn gốc thì cũng phải đảm bảo rằng sản phẩm mình bán ra vượt trội cả về hình thức lẫn chủng loại.

Chủng loại hàng hóa công ty văn phòng phẩm mang lại rất đa dạng

Về mặt hình thức thì đa số các công ty văn phòng phẩm chuyên sản xuất hàng hóa số lượng lợn từ Trung Quốc luôn chiếm ưu thế, tuy nhiên vì quy mô lớn nên chất lượng sản phẩm đôi khi được giảm xuống để cân bằng giữa chi phí và lợi nhuận. Dẫn đến việc đồ dùng văn phòng tuy mẫu mã bắt mắt và đa dạng về hình thức nhưng đi kèm với chất lượng không được đảm bảo.
Thậm chí một số công ty văn phòng phẩm còn bán những loại van phong pham gia re chất lượng thấp cho các doanh nghiệp nhỏ để thu lời về số lượng.

Tầm nhìn lâu dài của công ty văn phòng phẩm

Mua sắm và sử dụng van phong pham gia re có thể cho thấy sự tiết kiệm đáng kể về chi phí ban đầu, nhưng đừng vì thế mà bỏ qua các yếu tố không tốt mà chúng mang lại, có thể ảnh hưởng đến công việc, thậm chí là lợi nhuận của công ty.

Sử dụng van phong pham gia re nhưng kém chất lượng thì sẽ phải thay thế thường xuyên hơn, qua đó làm tốn chi phí vận chuyển, bảo quản, cũng như nhân công đảm nhận các công việc quản lý và giám sát cho phần việc lẽ ra không nên có tại các công ty văn phòng phẩm.

Do đó nên đầu tư sử dụng các sản phẩm chất lượng đảm bảo, dù tốn chút chi phí ban đầu nhưng về lâu dài vẫn có khả năng mang lại những lợi ích nhất định cho công ty và doanh nghiệp.

Nơi gắn bó với chúng ta hầu hết thời gian trong ngày chắc chắn nên được gọn gàng, ngăn nắp và trông chuyên nghiệp hơn để giúp thuận lợi cho công việc cũng như duy trì được cảm hứng sáng tạo trong cả ngày làm việc. Vậy làm thế nào để sắp xếp đồ dùng trên bàn và khiến chiếc bàn của bạn trở nên chuyên nghiệp nhất trong công ty văn phòng phẩm ? Hãy tham khảo một số mẹo sau đây nhé.

Bố trí laptop hay máy tính nằm bên trái

Không nên để phí khoảng không gian rộng lớn của chiếc bàn bằng việc đặt chiếc máy tính hay laptop của mình ở giữa. Thay vào đó, đặt nó dịch ra một chút vào bên trái, hoặc bên phải nếu bạn là người thuận tay trái, thì sẽ tiết kiệm được khá nhiều không gian cho các vật dụng khác trong danh mục văn phòng phẩm. Tuy nhiên cũng đừng nên quá sát mép vì sẽ khiến cảm giác ngồi không được tự nhiên. Làm điều này sẽ khiến chiếc bàn trông thoáng hơn và bớt bừa bộn hơn rất nhiều.

Đây chắc chắn là chiếc bàn làm việc oách nhất trong công ty văn phòng phẩm

Để đồ dùng, cây cảnh phía bên phải

Sau khi đã giải phóng được một khoảng không gian phần bên phải của bàn làm việc thì bây giờ là lúc bạn tận dụng chúng sao cho hiệu quả nhất. Đó có thể là một chiếc đèn bàn, một vài hộp đựng đồ dùng van phong pham gia re, hoặc là một chậu cây cảnh tươi mát để làm mới làm tâm trạng trong cả ngày làm việc dài. Ưu tiên khay đựng bút gần máy tính nhất để nhanh chóng với tay lấy được ngay. Những vật dụng lớn đặt phía bên phải sẽ là giải pháp tiết kiệm nhất cho không gian khiêm tốn trên bàn làm việc.

Đừng quên kệ đựng tài liệu

Sát với máy tính và khá là dễ nhìn nên bạn có thể đặt kệ đựng tài liệu của công ty văn phòng phẩm ở đây. Nên chọn các loại kệ đựng có vách ngăn và được đánh dấu sẵn từng loại để dễ sắp xếp và tìm kiếm. Bạn nên sử dụng dụng các kệ có màu khác nhau cho mỗi loại tài liệu hoặc dùng giấy để đánh dấu từng loại. Những lúc cần gấp, bạn chỉ cần đưa mắt qua một lượt là có thể tìm thấy ngay tập hồ sơ hay loại giấy tờ mà mình đang cần.

Từ xưa đến nay các sản phẩm đến từ thương hiệu Casio luôn được gắn liền với sự bền bỉ và tồn tại lâu dài cùng thời gian. Trong đó có các mẫu máy tính bỏ túi đến từ công ty văn phòng phẩm Nhật Bản này. Đây là thiết bị yêu thích một thời và không thể thiếu của học sinh sinh viên và những người làm công việc tính toán. Nhưng của bền tại người, làm thế nào để sử dụng chiếc máy tính bỏ túi casio của bạn đúng cách là lâu bền nhất? 

Sử dụng và bảo quản hợp lý

Đây cũng không phải một món van phong pham gia re nên việc sử dụng và bảo quản nên hợp lý và cẩn thận để chiếc máy tính bỏ túi có thể tồn tại lâu dài theo thời gian.
- Nếu muốn khởi động máy lên để sử dụng và tắt máy khi dùng xong hãy dùng nút chức năng ON/OFF. Một số máy không có nút off mà sẽ tự động tắt sau một thời gian không sử dụng.

- Thực hiện thay thế pin chính hãng định kỳ cho máy sau mỗi 3 năm sử dụng. Cho dù máy không được sử dụng nhiều thì sau khoảng thời gian đó các chất hóa học trong pin bắt đầu bị biến đổi có thể làm hỏng mạnh điện tử bên trong máy.

Chiếc máy tính bỏ túi này chắc chắn không phải van phong pham gia re thường thấy

- Khi mua máy tính bỏ túi Casio từ công ty văn phòng phẩm thì nến trừ đi khoảng thời gian sản phẩm tồn kho cho pin để tránh các trường hợp hết pin bất ngờ không báo trước. Tốt nhất nên thay pin trước các dịp thi cử quan trọng phải dùng đến máy tính.

- Tránh để máy rơi rớt từ trên cao, tránh va đập mạnh khi để trang cặp xách. Điều này dễ dẫn đến kết quả tính toán sai khi cần sử dụng.

- Thường xuyên lau chùi và bảo vệ màn hình hiển thị tránh trầy xướt hay rơi vỡ.

- Tránh để máy tiếp túc với nguồn sáng hay nóng mạnh, dễ gây biến chất vật liệu dẫn đến hư hỏng bo mạch bên trong.
- Tuy vậy sử dụng máy ở nhiệt độ quá thấp cũng gây ra hiện tượng máy hoạt động chậm chạp, hiển thị kết quả chậm hoặc hỏng luôn, nhiệt độ quá thấp cũng làm giảm tuổi thọ pin.
- Tránh sử dụng máy trong môi trường bụi bặm, thường xuyên lau chùi vệ sinh để tránh bụi bẩn tích tụ lâu ngày tại công ty văn phòng phẩm làm hỏng các linh kiện điện tử bên trong.
- Dùng vải mềm, khô để lau sạch bên ngoài máy. Nếu máy bị dơ bạn có thể lau sạch bằng vải hơi ẩm với một ít nước hoặc chất tẩy nhẹ, trung tính và luôn nhớ là phải vắt thật ráo khi lau thiết bị van phong pham gia re này. Không được sử dụng chất pha sơn, benzene hay các trợ chất dễ bay hơi để làm sạch máy, làm như vậy sẽ bị mất đi lớp in và có thể làm hỏng vỏ máy.
Hãy giữ gìn chiếc máy tính bỏ túi của mình để nó có thể hoạt động tối đa khả năng và không phải mua máy mới quá sớm với giá văn phòng phẩm không phải là thấp đối với học sinh sinh viên hiện nay.