Không biết từ bao giờ máy in trở thành một vật dụng không thể thiếu trong các văn phòng hiện nay. Từ in hợp đồng cho đến các tài liệu, bản vẽ…Bạn hãy thử tưởng tượng sẽ bất tiện thế nào khi bạn không thể xem xét các chi tiết thật sáng suốt hoàn toàn bằng màn hình điện tử, bạn sẽ cần in ra giấy để quan sát rõ hơn nhưng bạn lại không có 1 chiếc máy in và phải đi ra tiệm photocopy để in ấn? Chỉ như thế bạn cũng đã hình dung được tầm quan trọng và sự cần thiết của một chiếc máy in rồi phải không?

Nhu cầu in ấn thiết yếu

Có khá nhiều các hãng kinh doanh và sản xuất máy in trên thị trường. Nhưng vấn đề để lựa chọn một hãng uy tín cần cân nhắc hết sức kỹ lưỡng, bởi đây là một điều không phải dễ dàng với doanh nghiệp chưa có nhiều sự hiểu biết về các loại máy in hiện nay. 

Nhu cầu sử dụng máy in luôn tồn tại và phát triển cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp tại khắp mọi nơi. Mỗi một văn phòng nên có ít nhất một máy in để đáp ứng các nhu cầu in ấn cơ bản như in hợp đồng, thong báo, biểu mẫu, đơn từ…để tiện dụng và tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên khi có nhu cầu in ấn.

Sự phát triển của máy in hiện nay 

Máy in ngày nay được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại rất tiện dụng, một chiếc máy in đa năng là thiết bị điện tử dùng để in ấn, photocopy, scan, fax tài liệu, văn bản, giấy tờ... đóng vai trò chính trong hoạt động thường nhật của doanh nghiệp. Nắm bắt được nhu cầu đó, nên thị trường hiện nay có rất nhiều mẫu mã máy in, đủ chủng loại và chất lượng khác nhau để lựa chọn. 

Có nhiều hãng máy in lớn trên thị trường như Canon (gia may in canon 2900, canon 3300…), HP, Brother, Ricoh, Xerok... Các sản phẩm máy in được các công ty phân phối cho nhiều đơn vị kinh doanh ở khắp nơi trên thế giới và cả Việt Nam. Vì thế, nếu muốn mua máy in cần phải tìm hiểu kỹ rõ ràng nguồn gốc, xuất xứ của hãng máy in. Bên cạnh đó, cũng tìm hiểu xem các loại giấy in, giấy văn phòng, mực in phù hợp nhất với từng loại máy để lựa chọn cho chính xác. Mua máy in cần sự tỉ mỉ, kiểm tra kĩ lương, vì đây là sản phẩm sử dụng lâu dài, và cần hoạt động liên tục để tránh gián đoạn công việc. 

Có thể nói thị trường văn phòng phẩm hiện nay là một trong những thị trường sôi động bậc nhất với số lượng hàng hóa vô cùng đa dạng, về chủng loại, mẫu mã, chất lượng cho đến giá thành. Các nhà sản xuất văn phòng phẩm giá rẻ xuất hiện khắp nơi khiến thị trường này đang ngày càng trở nên nhộn nhịp và sôi động.

Cửa hàng văn phòng phẩm đi muôn nơi

Hiện nay việc kinh doanh văn phòng phẩm đang trở nên dễ dàng và phổ biến, nhờ nhu cầu sử dụng không bao giờ giảm sút cộng với chi phí và kinh nghiệm đầu tư vào lĩnh vực này không đòi hỏi quá nhiều khó khăn. Dẫn đến việc các cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm mọc lên san sát ở khắp mọi nơi từ nông thôn đến thành thị.

Không chỉ kinh doanh kiểu truyền thống, người tiêu dùng còn có thể dễ dàng mua sắm văn phòng phẩm thông qua trang web hay trang bán hàng trực tuyến. Đây là hình thức phân phối sản phẩm hiện đại và tiện lợi, mang đến cho khách hàng sự thoải mái và nhiều ưu đãi khác nhau.

Cửa hàng văn phòng phẩm xuất hiện khắp mọi nơi

Làm thế nào để đứng vững giữa ma trận văn phòng phẩm ?

Có những lý do khiến văn phòng phẩm hiện trở thành “ma trận” bẫy người mua:

+ Vì tính cạnh tranh nên các thương hiệu văn phòng phẩm đua nhau cải tiến mẫu mã, ra mắt sản phẩm mới khiến người dùng khó nắm bắt chất lượng sản phẩm.

+  Mỗi lần đặt mua, khách hàng lại nhận được bảng báo giá của hàng trăm sản phẩm văn phòng phẩm, mức giá thường không ổn định.

+ Vừa qua, Việt Nam chứng kiến sự đổ bộ và chiếm lĩnh thị trường của nhiều thương hiệu văn phòng phẩm ngoại: giấy in Double A, Excel, PaperOne… Các loại đồ dùng văn phòng phẩm quen thuộc như bút bi Thiên Long, tập vở Hồng Hà,… đều chịu sự cạnh tranh từ các thương hiệu lớn như Kokuyo, Plus do Việt Nam liên doanh với Nhật Bản sản xuất. Ngoài ra còn có các thương hiệu Parker, Pentel, Deli… và không thể không kể đến sự xâm nhập của lượng lớn văn phòng phẩm đến từ Trung Quốc.

Tuy nhiên, do sự phát triển mất kiểm soát của các sản phẩm văn phòng phẩm nên trên thị trường đã và đang tồn tại hàng “nhái” với hình thức như thật nhưng chất lượng kém, giá thành rẻ hơn. Vì vậy khi mua sắm văn phòng phẩm cho doanh nghiệp mình cần cẩn thận để tránh mua phải hàng nhái, hàng kém chất lượng, vừa làm hao tổn ngân sách mà còn gây khó chịu và phiền phức cho người dùng. Hãy luôn cẩn trọng và kỹ lưỡng khi lên kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm cho công ty mình.

Gia đình bạn đang có nhu cầu mua một chiếc máy in, nhưng thị trường máy in hiện nay đa số thiết kế dành cho doanh nghiệp, vì thế bạn có thể sẽ gặp khó khăn để chọn một chiếc máy in với giá cả và tính năng phù hợp, không lãng phí các tính năng ngoài không cần thiết. Vậy bạn có thể tìm kiếm một vài gợi ý về các dòng máy in màu phù hợp dùng cho gia đình nhỏ như sau:

Máy in đa năng HP Deskjet 4515 (3,4 triệu đồng)

Mẫu máy in HP này có các chức năng in, quét, sao chụp tài liệu hay ảnh màu khá ổn. Độ phân giải in đen trắng trắng 1.200x600 dpi, còn độ phân giải in màu tối đa 4.800x1.200 dpi. Đặc biệt quét và sao chụp của máy được trang bị khay kính phẳng phía trên hỗ trợ độ phân giải quét quang học lên đến 1.200 dpi, trong khi độ phân giải sao chụp tối đa là 600x1.200 dpi.

Sở hữu khay nạp giấy với sức chứa 100 tờ và khay đón giấy 30 tờ. Có khả năng in 2 mặt hoàn toàn tự động. Ngoài ra còn tích hợp kết nối wi-fi cho phép in trực tiếp từ thiết bị di động qua mạng không dây. Hãng công bố tốc độ in là 21 trang đen trắng/phút, 17 trang màu/phút ( trong khi giá máy in canon 2900 tầm hơn 2 triệu nhưng tốc độ in chỉ đạt 12 trang/phút và không thể in màu).

Đặc biệt, HP 4515 còn có màn hình màu cảm ứng để người dùng có thể thao tác trực tiếp trên máy mà không cần đến máy tính khá tiện lợi. 

Máy in phun Canon Pixma E610 (3,2 triệu đồng)

E610 thuộc dòng máy in phun Pixma E-Seriescó khả năng in ấn đạt hiệu cao, tiết kiệm tối ưu nhờ hộp mực có dung lượng lớn, giúp giảm chi phí in đáng kể so với các dòng khác. 

Tiết kiệm đến mức máy in được đến 800 trang đen trắng chỉ với một hộp mực chính hãng. Tốc độ in theo hãng công bố là 8,9 inch/phút đối với bản đen trắng và 5,2 inch/phút đối với bản màu. Độ phân giải 1.200 x 4.800 dpi khi in, quét với độ phân giải 1.200 x 2.400 dpi cùng 3 chế độ sao chụp: nhanh, tiêu chuẩn và chất lượng cao. Khay nạp giấy của Pixma E610 có sức chứa tối đa 100 tờ giấy văn phòng. Bên cạnh đó, máy còn trang bị cả khay kính phẳng lẫn khay nạp tài liệu tự động ADF 30 tờ để phục vụ cho các chức năng quét, sao chụp và fax.

Như vậy, chỉ chưa đến 3,5 triệu, bạn đã có thể mua 1 trong 2 dòng máy in màu chất lượng trên sử dụng trong gia đình nhỏ của mình. Bạn có thể tham khảo thêm vài gợi ý khác để so sánh và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất. Chúc bạn chọn được một chiếc máy in chất lượng phù hợp cho gia đình.

Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm cho doanh nghiệp thường là công việc của bộ phận hành chính nhân sự, đây là công việc thường xuyên và có kế hoạch cụ thể để đảm bảo cung cấp đủ và đúng số lượng cũng như chủng loại văn phòng phẩm cần thiết cho công việc văn phòng. Bài viết sau đây sẽ trình bày cách quản lý văn phòng phẩm tối ưu cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc đặt hàng văn phòng phẩm?

Đây là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng rất quan trọng, việc mua sắm và đặt hàng văn phòng phẩm không có kế hoạch sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt khi cần thiết và dư thừa gây hư hỏng khi lưu trữ trong thời gian dài. Điều này làm công việc văn phòng bị đình trệ và còn gây lãng phí chi phí của doanh nghiệp. Cho nên cần chú trọng việc lên kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, đặc biệt là những món đồ không thể thiếu như bút mực, bút bi, giấy vở, giấy in,...

Làm thế nào để quản lý tốt đồ dùng văn phòng phẩm cho doanh nghiệp ?

Đặt hàng văn phòng phẩm cần chú ý

Việc đầu tiên mà người phụ trách mua sắm văn phòng phẩm cần làm là lập một bản kế hoạch chi tiết đầy đủ về số lượng, chủng loại, thương hiệu văn phòng phẩm cần mua cũng như những thông tin phụ như nhà cung cấp, chính sách ưu đãi hiện có,... trước khi gửi yêu cầu mua hàng.

Những món văn phòng phẩm được sản xuất giới hạn thì có thể đặt dư số lượng để không phải chờ đợi khi hết hàng hoặc khi nhu cầu sử dụng vượt mức.
Cũng nên thường xuyên cập nhật thông tin về các chương trình khuyến mãi hiện đó để có thể mua được văn phòng phẩm giá sỉ một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Thường xuyên yêu cầu mức chiết khấu nhất định với nhà cung cấp văn phòng phẩm quen thuộc.

Mua sắm văn phòng phẩm cần cẩn thận những điều sau:

- Giá quá thấp: thường thì văn phòng phẩm giá rẻ ít đi kèm với chất lượng cao. Cho nên, hãy tránh xa mặt hàng có giá quá thấp vì có thể đó là văn phòng phẩm trôi nổi, không có xuất xứ rõ ràng, hàng tồn kho bị giảm chất lượng.

- Hàng giả hàng nhái: Hàng nhái kiểu dáng sao y như hàng chính hãng nhưng có giá rẻ đến gần 1/2, nó thường xuyên hỏng hóc, gây thiệt hại về chi phí tiêu dùng.

Vì thế, tốt nhất là nên so sánh giá cả trên thị trường, các loại văn phòng phẩm có review tốt để đảm bảo chất lượng ổn định, thương hiệu. Đối với các loại máy văn phòng không nên chọn loại máy có quá nhiều chức năng và phụ kiện khó thay thế.

Bạn đã từng nhìn thấy những quyển sách vở cũ từ thời bố mẹ hay ông bà để lại có màu vàng cũ kỹ, bạn nghĩ là do công nghệ giấy in thời đó chưa phát triển như bây giờ? Đúng nhưng chỉ 1 phần thôi. Bởi vì giấy cũng như con người, cũng bị “lão hóa” nên sẽ già đi do tác động môi trường và thời gian nữa đấy. Vậy bạn có muốn biết tại sao lại như vậy không? Và nguyên nhân nào sẽ gây ra tình trạng này nhiều nhất để tìm ra biện pháp ngăn chặn, giúp bảo quản giấy in được lâu hơn?

Tìm hiểu nguyên nhân giấy bị ố vàng

Như bạn đã biết, nguyên liệu làm giấy là từ gỗ tự nhiên. Trải qua quá trình nghiền, pha hợp chất, xeo giấy và sản xuất thành phẩm, gỗ biến thành giấy mà chúng ta đang sử dụng như hiện nay. Sự liên kết của bột giấy trong quá trình sản xuất là nhờ xenlulôzơ. Nhờ đó mà giấy có độ dẻo dai để thực hiện quá trình in ấn.

Hiện tượng giấy in sách, báo bị ố vàng sau một thời gian sử dụng là do xenlulôzơ trong giấy chịu tác động của oxy trong không khí. Cứ như thế màu trắng của xenlulôzơ sẽ dần chuyển sang màu vàng trong một khoảng thời gian sử dụng.

Ngoài ra, ánh sáng cũng chính là nguyên nhân thúc đẩy tiến trình “già đi” của các loại giấy. Khi xenlulôzơ có trong giấy tiếp xúc với ánh sáng sẽ xảy ra quá trình quang hợp, do đó ngày qua ngày, giấy in, giấy photo giá sỉ hay giấy báo sẽ chuyển sang màu vàng.

Những biện pháp được đưa ra để ngăn tình trạng vàng ố trên giấy

Để ngăn ánh sáng tác động trực tiếp và các loại tài liệu giấy, người ta trang bị các loại kính đa màu cho tủ sách trong các thư viện để các màu đỏ, vàng, vàng cam…trong ánh sáng sẽ bị hấp thụ bớt. Cách này có thể giảm tác hại của ánh sáng đối với màu sắc của giấy in sách, báo. Nhờ đó, việc bảo quản sách, tài liệu sẽ trở nên tốt hơn.

Ngoài ra, để tránh sự tác động của các điều kiện môi trường thì một số loại giấy in ảnh, giấy label được phủ thêm lớp màng bóng. Cách làm này giúp bảo vệ cấu trúc giấy bền bỉ theo thời gian, giúp giữ chất lượng in ấn hình ảnh và nội dung tốt hơn. Bên cạnh đó, tại các văn phòng đa số giấy tờ, tài liệu đều được bảo quản trong các mẫu bìa, file tài liệu nhằm tránh hư hỏng, vàng ố.

Hơn nữa, các dòng máy in chính hãng Canon, HP, Brother, Ricoh…cũng được khuyên dùng. Bạn có thể tham khảo gia may in canon 2900, canon 3300…trên Vmax.vn nhé!!

So với thời gian trước, giới dân văn phòng ở Việt nam bắt đầu nhận thức được tầm quan trọng của giấy in chất lượng đến chất lượng bản in và tuổi thọ của máy in. Vì thế, họ bắt đầu có xu hướng quan tâm đến dòng giấy in cao cấp hơn thay vì dùng các loại giấy in giá rẻ kém chất lượng. Nắm bắt nhu cầu này, các công ty giấy Việt Nam đang đánh mạnh vào phân khúc này. Điều này mở ra một bước phát triển hoàn toàn mới cho ngành giấy Việt Nam.

Nhu cầu thị trường giấy in cao cấp khá lớn

Giấy in cao cấp những năm gần đây có tiềm năng phát triển, nhu cầu tăng khoảng 15-20%/năm. Thị trường giấy in cần 130-150 ngàn tấn/năm, nếu tính theo đầu người tương đương 1,5 kilogram giấy /năm. Tuy nhiên, lượng cung trong nước chỉ đáp ứng hơn một nửa, chiếm thị phần khá nhỏ và giá giấy vẫn chủ yếu dựa vào nhập khẩu, hơn nữa nó thường xuyên biến động theo thị trường giấy quốc tế.

Các sản phẩm giấy in tại VN thường được gia công từ nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ Thái Lan, Indonesia. Những sản phẩm giấy được sản xuất trực tiếp tại Việt Nam tương đối thấp, dây chuyền sản xuất giấy còn lạc hậu nên chất lượng giấy in thấp và chi phí sẽ bị đôn cao.

Kế hoạch tăng chất lượng giấy in

Nhận thức một hướng đi đầy tiềm năng, các công ty giấy Việt Nam đang đề ra một số giải pháp thiết thực:

+ Đầu tư dây chuyền sản xuất hiện đại, phát triển 2 máy xeo giấy. Đây là cách tốt nhất để nâng cao chất lượng giấy in cao cấp nội địa so với giấy ngoại nhập trên thị trường VN.

+ Đảm bảo các tiêu chuẩn giấy in về độ trắng > 92 ISO, tương thích với nhiều loại mực in để cho bản in sắc nét hơn, độ láng, mịn đúng tiêu chuẩn, có thể in 2 mặt mà không bị nhăn, lem mực.

+ Tuyệt đối không gây kẹt giấy khi in, photocopy, kích thước đúng tiêu chuẩn.

+ Hạn chế tối đa lượng bụi sinh ra từ giấy trong quá trình in, đảm bảo sức khỏe của người dùng và duy trì độ bền cho thiết bị in.

+ Tận dụng thu hồi các phế liệu trong quá trình sản xuất như giấy lề, lõi cuộn giấy sẽ làm nguyên liệu đầu vào. Điều này giúp giảm chi phí để tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Vì thế, hãy chọn dùng các loại giấy in chính hãng để đảm bảo độ bền cho máy in. Hơn nữa, các dòng máy in chính hãng Canon, HP, Brother, Ricoh…cũng được khuyên dùng. Bạn có thể tham khảo gia may in canon 2900, canon 3300…trên Vmax.vn nhé!!

Văn phòng phẩm là những vật dụng phục vụ cho nhu cầu công việc nên nó đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu để hoàn thiện bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

Những món đồ quen thuộc trong văn phòng như: máy in, máy photocopy, sổ tay, giấy in, bút viết, tài liệu, danh thiếp, khay kệ đựng hồ sơ…có thể mua tại bất kỳ cửa hàng văn phòng phẩm giá rẻ tại tphcm nào. Sau đây, chúng tôi sẽ kể ra 7 vật dụng văn phòng phẩm thường dùng nhất hiện nay.

Những đồ dùng văn phòng phẩm nào thường được sử dụng ?

1. Bút viết các loại

Bút viết đi liền với nhu cầu ghi chép thông tin khi hội họp và điều cần nhớ vào sổ. Vì thế, đây chính là món đồ được kể đến đầu tiên. Các loại bút viết phục vụ đắc lực cho hoạt động văn phòng như: Bút bi, bút chì, bút dạ quang, bút xóa, bút lông bảng, bút thuyết trình. .. Trong đó, thông dụng nhất là bút bi.

2. Các loại tập, sổ

Đi liền với bút viết là cuốn sổ ghi chép, nó chính là đồ dùng văn phòng phẩm bất ly thân của nhân viên kinh doanh và nhân viên văn phòng. Nhóm tập vở khá đa dạng cần kể đến như: Tập trắng, sổ tay, sổ name card, sổ da, sổ lò xo… Loại chuyên dụng hơn là cái tên như: sổ cái kế toán, sổ ký nhận hóa đơn, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, giấy biên nhận, giấy giới thiệu...

3. Các loại giấy in

Giấy in, giấy photocopy là món vật tư không thể thiếu được trong công việc in ấn văn phòng. Đặt hàng văn phòng phẩm số lượng như thế nào làtùy theo nhu cầu in của doanh nghiệp. Thông dụng nhất là giấy in khổ A4 dành cho in ấn tài liệu, văn bản, in hợp đồng, … giấy in A3 dành cho in bản thiết kế, khổ A5 dành cho nhu cầu in hóa đơn. Bên cạnh đó, ta có thêm giấy in carbon (giấy in liên tục) dành riêng cho phòng kế toán, giấy in nhiệt dành cho bộ phận bán lẻ, giấy note tiện dụng cho ghi chép.

4. Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy

Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy đóng vai trò quan trọng khi phân loại và sắp xếp tài liệu, cho nên, chúng cũng là món đồ dùng không thể thiếu tại văn phòng.

5.  Bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ phục vụ nhu cầu phân loại và bảo quản tài liệu nên văn phòng nào cũng cần dùng đến. Các loại bìa hồ sơ như: Bìa còng, bìa lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa trình ký.

6. Điện thoại bàn

Chiếc điện thoại bàn là vật dụng không thể thiếu đối với mỗi công ty, đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin và liên lạc trực tiếp với khách hàng hay các phòng ban.

7. Máy in văn phòng

Máy in là thiết bị được sử dụng hàng ngày trong công ty để in ấn tài liệu, hồ sơ. Có nhiều loại máy in văn phòng hay dùng như: Máy in laser, máy in phun, máy photocopy, máy in nhiệt, máy in hoá đơn…