Nếu bạn là nhân viên văn phòng, có lẽ bạn thường xuyên sử dụng giấy in trong văn phòng. Tuy nhên, bạn có biết loại giấy in bạn dùng hàng ngày có phải là giấy tốt không, có phù hợp không và bạn nên dùng loại nào để phù hợp cho mục đích của mình mà lại tiết kiệm chi phí? Hãy tham khảo bài viết dưới đây, chúng tôi có một vài gợi ý có thể hữu ích cho bạn:

1. Khổ giấy

Khi in văn bản nào đó, bạn phải dựa vào tính chất cũng như yêu cầu của văn bản để chọn khổ giấy thích hợp. Đồng thời kết hợp với tính chất máy in bạn có thể chọn cho mình khổ giấy đúng cho các loại văn bản đó. Một tip nhỏ khi in đúng như những gì mình mong muốn bạn nên set khổ giấy đúng loại như mình mong muốn khi cài đặt in, như vậy khi in ra mới đúng như những gì mình định dạng. Ví dụ trong Microsoft Office hiện nay thường mặc định khổ giấy in sẵn là khổ Letter, mà khổ giấy in thong dụng ở Việt Nam chúng ta dùng là khổ A4. Khổ A4 thường sẽ dài hơn khổ Letter, vì thế khi in nên lưu ý chọn đúng khổ giấy để bản in ra thật phù hợp nhé.

Việc xác định được khổ giấy thích hợp không chỉ giúp cho ra những bản in đẹp mắt, tiết kiệm được thời gian, công sức định dạng mà còn tránh lãng phí giấy in.

2. Đặt giấy vào máy in và định dạng in

Việc nạp giấy vào khay rất quan trọng, cần lưu ý không nạp quá nhiều giấy một lúc. Khi nạp, giấy in lấy ra khỏi bao cần vỗ nhẹ cho giấy tơi ra, vì giấy khi cắt dễ bị ép, có thể dính vào nhau khi in sẽ dãn đến kẹt giấy. Khi nạp vào khay cần sắp xếp, canh chỉnh giấy in ngay ngắn để máy in làm việc được tốt.

Các khay giấy hiện nay có sức chứa trung bình từ 100-250 tờ (của may in 2900 là 150 tờ), hãy căn cứ vào thong số máy để nạp cho đúng, tránh nạp quá nhiều máy khó kéo giấy.

3. Chọn giấy in phù hợp

Khi chọn mua giấy in ở các cửa hàng văn phòng phẩm bạn thường cân nhắc theo giá giấy in mà ít khi chú ý đến chất lượng và loại giấy phù hợp cho mục đích mình sử dụng. Ví dụ như bạn mua giấy để photo thì nên chọn những loại giấy không cần quá dày để tránh lãng phí còn ngược lại, nếu để in các tài lieu quan trọng như hợp đồng nên chọn giấy dày và chất lượng như double A, … khi in để tăng cường tuổi thọ máy, in ra văn bản chất lượng, rõ chữ, không bị kẹt giấy đặc biệt là khi in hai mặt.

Việc in hình khổ nhỏ bằng máy in lớn vốn dĩ rất bình thường, nhưng ngước lại, để in hình khổ lớn bằng máy in nhỏ có lẽ làm nhiều người ngạc nhiên vì nghĩ đó là điều không thể. Vậy làm cách nào để in hình khổ lớn bằng máy in nhỏ, việc đó có khó khăn không, có ảnh hưởng gì đến máy in không? Câu trả lời mời bạn tham khảo bài viết sau:

Đừng vội vàng nói rằng: Điều đó là không thể! Công cụ “The Rasterbator” sẽ giúp bạn làm điều mình muốn làm.

Ưu điểm của công cụ “The Rasterbator”

Công cụ “The Rasterbator” là một chương trình “cắt” ảnh chuyên nghiệp. Bức ảnh số của bạn sẽ được cắt ra thành rất nhiều phần nhỏ bằng nhau với kích thước của mỗi phần bằng đúng khổ giấy in A4. Và việc in những phần ảnh A4 không phải là điều khó khăn gì. Sau khi in xong, hãy ghép lại thành một bức tranh khổ lớn và bạn sẽ thấy ý tưởng đó chẳng tồi chút nào. Chất lượng ảnh không khác gì các poster quảng cáo.

Nếu mục đích in hình khổ lớn bằng máy in nhỏ không thường xuyên, bạn có thể dùng phiên bản trực tuyến của “The Rasterbator” mà không cần tải chương trình về máy tính.

Cách sử dụng phiên bản trực tuyến của nó rất đơn giản, chỉ cần thực hiện 3 bước:

+ Chọn file hình (hỗ trợ định dạng gif, jpg, png) trên máy với dung lượng tối đa là 1MB

+ Chọn các thông số cần thiết: Kích thước ảnh phóng lớn (tối đa lên tới 20x20m), hướng giấy (portrait, landscape), khổ giấy in (A4, A3, letter, custom) và số trang in ra, chất lượng ảnh (lề, kích thước dot, màu sắc)

+ Sau khi hoàn tất các bước trên thì có thể tải file PDF này về máy mình để in (file này sẽ bị xóa sau 3 giờ).

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể tham khảo sử dụng chương trình ProPoster cho mục đích in hình khổ lớn bằng máy in nhỏ. Đây là chương trình thương mại với nhiều tính năng hơn The Rasterbator như: Hỗ trợ file ảnh (wmf, emf, bmp, gif, jpg), in ảnh ghép lên đến 10x10m, khổ giấy in hỗ trợ cả cho A0, A1, A2. Các tính năng lợi thế của chương trình ProPoster: Chỉnh sửa lại ảnh, điều chỉnh kích thước, tạo các đường viền đánh dấu…

Thật đơn giản phải không! Chỉ với một phần mềm có thể giúp chúng ta chia nhỏ ảnh khổ lớn và in ra nhiều khổ nhỏ để ghép lại. Có thể bạn cho rằng việc này làm tác phẩm không được sắc nét thì hãy hiểu rằng, chúng ta chỉ dùng nó như một giải pháp thay thế khi cần thiết, vì vậy không nên đòi hỏi quá cao về mặt thẩm mỹ của ấn phẩm.

Ngoài ra, khi sử dụng các dòng máy in văn phòng như máyin canon, giá máy in canon 2900, máy in HP, Brother…để in ghép khổ lớn cần phải đi kèm các loại giấy in từ các công ty giấy chất lượng, như thế bản in ra sẽ đẹp và khi ghép sẽ chuẩn khớp hơn.

Thương hiệu Montblanc hẳn không phải là một cái tên xa lạ trong giới hâm mộ sản phẩm xa xỉ, với các sản phẩm trải dài từ bóp ví, kính mắt, túi da,... Montblanc cũng khá nổi tiếng với các mẫu bút viết cao cấp của mình. Hãy cùng tìm hiểu đôi nét về lịch sử hình thành và phát triển của dòng bút ký đến từ thương hiệu này.

Lịch sử ra đời thương hiệu Montblanc

Đây là ý tưởng của ba chàng thanh niên trẻ là Claus Johannes Voss, Christian Lausen và Wilhelm Dziambor, ban đầu họ có ý đinh cho ra đời một thương hiệu bút mang tên Simplo-Filler Pen nhưng sau đó lại quyết đinh đổi tên thành Montblanc, là tên ngọn núi cao nhất ở Châu Âu, với hàm ý tạo ra những sản phẩm cao cấp nhất, vươn cao nhất trong thị trường đồ dùng xa xỉ trên thế giới.

Tên thương hiệu và quá trình phát triển

Năm 1906, Wilhelm Dziambor  quyết định sản xuất và cung cấp bút máy Fountain. Giai đoạn này công ty còn non trẻ và vẫn chưa đổi tên, họ vẫn sản xuất nhưng lại bút ký bình dân với ống bơm mực bên trong thân. 

Năm 1909, bắt đầu sản xuất và ra mắt cây bút máy cao cấp đầu tiên tên Rouge et Noir được làm từ nhựa ebonite màu đen và màu đỏ trên đỉnh nắp viết. Tiếp nối thành công, công ty mở rộng thị trường ra nước ngoài tại Paris, London và Bercerlone. 

Đến năm 1910 thì cái tên Montblanc chính thức ra đời trở thành một nhãn hiệu nổi tiếng sau này. Nhãn hiệu này ra đời từ ý tưởng "điểm trắng trên đỉnh nắp viết gợi cho chúng ta nhớ đỉnh núi bao phủ tuyết". Ngọn núi cao nhất tại Châu Âu thường được coi là biểu tượng của những sản phẩm đạt chất lượng cao. Lúc bấy giờ tất cả các hãng sản xuất văn phòng phẩm giá rẻ lớn đều không phải dè chừng trước sự ưa chuộng của đông đảo người dùng dành cho loại bút của hãng này. Điều nổi bật của những cây bút này là đều được gắn biểu tượng nhãn hiệu ngôi sao Montblanc.

Cây bút ký Meisterstuck lừng danh của Montblanc

Năm 1924 là thời điểm đánh dấu sự ra mắt của cây bút máy đặc biệt mang tên Meisterstuck với thiết kế hoàn hảo tạo được thành công khắp nơi trên thế giới và đã trở thành huyền thoại của Montblanc, đây cũng là thành công lớn sau hơn 20 năm phát triển của thương hiệu này.

Hiện này, Montblanc đã có hơn 130 cửa hiệu tại 70 quốc gia trên thế giới, xây dựng tên tuổi của mình thành một thương hiệu cao cấp đầy tiếng tăm với nhiều sản phẩm chất lượng cao thể hiện giá trị cũng như biểu tượng của người sử dụng chúng, khẳng định được một tên tuổi thương hiệu vững mạnh.

Với phương châm làm những việc không ai làm và sự nổ lực cố gắng không mệt mỏi, người sáng lập thương hiệu văn phòng phẩm Kokuyo, ông Kuroda đã đưa thương hiệu của mình vươn lên đạt những thành công vượt bậc trên thị trường văn phòng phẩm Việt Nam và thế giới.

Những thành quả mà văn phòng phẩm Kokuyo đạt được

Ngày nay bạn có thể thấy sản phẩm của Kokuyo có mặt tại khắp các cửa hàng văn phòng phẩm giá rẻ tại tphcm với sự đa dạng về chủng loại và mẫu mã. Để đạt được điều này, ông Kuroda đã xây dựng cho công ty một nền tảng vững chắc suốt hơn 67 năm.

Năm 1961, ông được bầu chọn là Công dân danh dự của thành phố Toyama (quê hương ông). Đến năm 1965, ông còn được trao tặng Huân chương từ chính phủ vì công lao sáng lập và phát triển ngành sản phẩm giấy tại Nhật Bản. Cuối cùng sau 67 năm rời xa quê hương ông cũng hoàn thành được tâm huyết của mình.

Logo thương hiệu văn phòng phẩm Kokuyo

Với mục tiêu hướng đến lợi ích của người dùng, Kokuyo ngày càng gặt hái được nhiều thành công nhờ mở rộng quy mô sản xuất và phát triển đa dạng hóa nhiều mặt hàng. Đến nay, với bề dày lịch sử hơn 100 năm, thương hiệu văn phòng phẩm này đã lên đứng hàng đầu tại thị trường văn phòng phẩm tại Nhật Bản, có chi nhánh tại rất nhiều quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam, cạnh tranh trực tiếp với hãng bút bi Thiên Long.

Những câu chuyện ý nghĩa đằng sau sản phẩm của Kokuyo

Sở dĩ ông Zentaro Kuroda, vẽ thêm tranh vào sau giấy của mình là vì ông muốn mọi người có thể thưởng thức được những bức họa mà thường chỉ có một số nhà sưu tập mới sở hữu độc quyền, giúp bạn cảm nhận thi họa, cho đời thêm phong phú hơn.

Thời điểm bắt tay với Oji để sản xuất giấy làm sổ kế toán, ông đã từng mua rất nhiều mẫu giấy thử nghiệm bị lỗi của công ty này, dùng chúng để làm hóa đơn, tiết kiệm để dùng chứ quyết tâm không lãng phí. 

Đặc biệt, ông rất quí trọng nhận viên của mình. Sau khi giai đoạn sản xuất sổ kế toán không còn làm nữa, ông đã cho làm sạch hết hồ dán dính trên vải dùng làm gáy sổ, và sau đó phát cho toàn bộ nhân viên của mình để làm quần áo mặc. 

Chính vì cách sống trọng tình nghĩa nên được rất nhiều yêu mến. Cả cuộc đời cống hiến cho sự nghiệp phát triển thương hiệu văn phòng phẩm của mình và cả phát triển cho thị trường của Nhật Bản của ông đều được mọi người luôn nhớ và nhắc đến như một biểu tượng trong ngành từ trước đến nay và mãi mãi về sau. 

Các thương hiệu giấy tại Việt Nam

Thị trường giấy Việt Nam hiện nay đang rất sôi động bởi giấy nội và giấy ngoại nhập, giấy chính hãng từ các công ty giấy uy tín và giấy cuộn, giất cắt không rõ xuất xứ, có loại thì chất lượng, có loại thì kém chất lượng dẫn đến người dùng bị bối rối, phân vân khi lựa chọn sử dụng.

Về thương hiệu ngoại, giấy Double A nhập khẩu từ Thái Lan hiện đang được đánh giá là chất lượng tốt nhất, tiếp đó là các thương hiệu giấy không kém cạnh như IK Plus nhập từ Indo, giấy Excel, Paper One, Supre Me… rất được dân văn phòng ưa chuộng.

Về thương hiệu nội, tuy chất lượng có hơi thua kém một chút nhưng bù lại giá thành cũng khá rẻ. Giấy trong nước thì có các sản phẩm của Tổng công ty giấy Việt Nam như giấy Bãi Bằng hồng hoặc giấy Clever Up (Xuất khẩu), giấy PaperMax của công ty Vmax…đều được đánh giá khá tốt.

Ngoài những loại giấy in đóng thùng, còn có loại giấy cắt từ cuộn. Loại giấy này có thể do những công ty, nhà xưởng nhỏ nhập giấy cuộn (tính theo tấn) về tự cắt ra và thường đóng thành cục (không có thùng). Giấy cuộn có thể do Việt Nam sản xuất hoặc nhập khẩu từ INDO, Thái Lan, Trung Quốc. Về chất lượng thì không thể bằng giấy đóng thùng. Tuy nhiên đây cũng là một lựa chọn tiết kiệm đối với những khách hàng có nhu cầu đơn giản như photo, in giấy tờ nội bộ...

Về các đặc tính của giấy:

Giấy in có khá nhiều các thông số kỹ thuật như: định lượng, độ sáng, độ nhám bề mặt, độ dày.... Nhưng đối với khách hàng thì có lẽ khách hàng chỉ quan tâm đến yếu tố định lượng. Định lượng thông thường của các loại giấy thùng hay giấy cắt là 70 hoặc 80gsm, nghĩa là mỗi mét vuông giấy đó sẽ nặng 70 hoặc 80 gam.

Đơn vị đóng gói giấy được gọi là ream (tại Việt Nam thường hay đọc sai là ram). Một ream giấy in thường có 500 tờ. Những loại giấy cắt tại Việt Nam nhà sản xuất có thể chỉ đóng gói từ 400 - 480 tờ/ream. Do đó, nên cân nhắc khi mua các loại giấy này vì mặc dù giá rẻ hơn nhưng lại ít hơn so với giấy in chính hãng.

Kích thước giấy đóng thùng: A4, A3, A5. Riêng size A5 chỉ một số loại giấy nguyên thùng nhập khẩu có sẵn như Double A, IK Plus, Excel...Các loại giấy in khác có thể không có và phải thuê xưởng cắt.

Tư vấn của Blogmucin:

Đối với in ấn văn phòng, khi in những giấy tờ quan trọng như hợp đồng, các giấy tờ làm việc với đối tác, lời khuyên của chúng tôi là khách hàng nên sử dụng giấy in thùng nhập khẩu, để nhìn chuyên nghiệp và trang trọng hơn.

Nếu để in ấn nội bộ hoặc in các tài liệu tham khảo bạn có thể chọn các loại giấy vừa phải, không quá mắc để tiết kiệm chi phí, để photocopy nên chọn giấy Bãi Bằng vì nó rẻ mà lại không gây hại cho máy in. Tuy nhiên tuyệt đối không vì ham rẻ mà chọn mua các loại giấy kém chất lượng, không rõ nguồn gốc xuất xứ, giấy có thể đóng thiếu số lượng lại vừa có thể gây hư hỏng, giảm tuổi thọ máy in.

Ngoài ra, cũng nên căn cứ vào lời khuyên của nhà sản xuất để chọn loại giấy thích hợp cho từng loại máy in, may in canon 2900…

Nói đến văn phòng nhà (hay công ty gia đình) có nghĩa là văn phòng không quá lớn và có nhu cầu in ấn cũng không quá cao. Vì thế, việc chọn một chiếc máy in cho văn phòng nhà đòi hỏi tính tiện dụng, nhỏ gọn, bền bỉ và có công suất vừa phải. Dựa trên các yêu cầu đó, bài viết sau sẽ tư vấn cho các bạn chọn được loại máy in thich hợp cho văn phòng nhà như sau:

Những điểm cần lưu ý khi chọn mua máy in cho văn phòng nhà

- Điều quan trọng chính là xác định nhu cầu sử dụng, tránh việc văn phòng nhà ít người lại chọn dòng máy hiệu suất cao, mắc tiền gây lãng phí. Nếu nhu cầu sử dụng in ấn số lượng nhiều thì cần mua loại máy tốc độ cao, hoặc nếu chỉ in tài liệu đơn giản thì chọn máy in đơn sắc, in tài liệu màu sắc, bản đồ họa thì chọn máy in laser màu hoặc máy in phun. Nếu muốn tiết kiệm diện tích mà nhu cầu cần in, copy, scan và fax thì chọn máy in đa chức năng.

- Hiện thị trường có 2 dòng máy in phun và máy in laser, nếu văn phòng của bạn không đòi hỏi những tuyệt phẩm in màu thì chiếc máy in laser màu là lựa chọn phù hợp.

- Dòng máy in laser thường có giá không quá cao (máy in laser màu thì giá cao hơn máy in đơn sắc), đặc biệt bản in chất lượng khá tốt, rõ đẹp. Dòng máy in laser không thể in trên nhiều chất liệu vì nó sử dụng loại mực in khô tuy nhiên bản in lại có độ bền cao hơn. Chi phí đổ mực in và thay mực không quá cao (vì năng suất in ấn đối với mực laser thường cao), các linh kiện dễ dàng thay thế. Vì thế, văn phòng nhà chọn dùng máy in laser sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn hàng tháng.

- Máy in phun thì có độ linh hoạt cao, có thể in trên nhiều loại giấy của nhiều công ty giấy khác nhau, mực in ra không gây nóng giấy nhưng thời gian phai màu sẽ nhanh hơn so với máy in laser. Đồng thời, tốc độ in từ máy in phun tương đối chậm. Chi phí mua máy khá rẻ, giá mực in của máy in phun cũng rẻ nhưng lượng trang in được thường khá ít nên số lần nạp cũng như thay mới hộp mực in sẽ nhiều hơn. Vì thế, chi phí mực in hàng tháng khi dùng máy in phun thường bị phàn nàn. Hơn nữa, máy in phun hay có tình trạng tắc đầu phun nếu bạn sử dụng mực kém chất lượng hoặc không vệ sinh máy thường xuyên.

Như vậy, lời khuyên đưa ra nếu chọn máy in cho văn phòng nhà có lẽ là dòng máy in laser đơn sắc tương tự  dòng máy in canon với gia may in canon 2900 được cho là rất tiết kiệm từ giá lúc mua cho đến chi phí in ấn về sau. Tuy nhiên, đây chỉ là gợi ý.

Qua những chia sẻ bên trên, hi vọng bạn đã tìm ra chiếc máy in phù hợp với nhu cầu văn phòng nhà. 

Đôi khi văn phòng công ty bạn cần có số lượng lớn văn phòng phẩm để phục vụ công việc các cửa hàng văn phòng phẩm giá rẻ không thể đáp ứng được. Vì thế, để tiết kiệm tối đa chi phí mua sắm cũng như lựa chọn được văn phòng phẩm chất lượng cho doanh nghiệp, người phụ trách công việc mua sắm cần lưu ý những điều sau.

Kinh nghiệm cần có cho người mới

Công việc mua sắm thường được đảm nhận bởi nhân viên thu mua hoặc kế toán văn phòng, nhưng nếu chẳng may bạn là người được chọn để thực hiện sứ mệnh này mặc dù chưa có kinh nghiệp thì cũng đừng quá lo lắng vì bạn có thể học hỏi kinh nghiệm của người đi trước hoặc tới ngay nhà cung cấp để các nhân viên tại đây tư vấn chính xác cho bạn.

Mua sắm văn phòng phẩm uy tín để đảm bảo cho công việc

Hãy giành sự ưu tiên cho các thương hiệu văn phòng phẩm đã có uy tín lâu năm trên thị trường như: bút bi Thiên Long, văn phòng phẩm Hồng Hà, Bến Nghé,... dù có mức giá cao hơn một chút, vì mức giá đắt hay rẻ cũng không là nhân tố quyết định chất lượng của sản phẩm. Hãy có sự cân nhắc kỹ lưỡng, điều đầu tiên là về chất lượng, sau đó là đến giá cả, hãy đánh giá hai mặt hàng cùng loại nhưng tại sao giá cả lại khác nhau để phân tích đánh giá chính xác nhất. Tuy nhiên dù thế nào thì cũng cần cân bằng với ngân sách được đề xuất. Nếu có thể thì cũng nên sử dụng những loại đồ dùng có khả năng tái sử dụng và có thể thay thế phụ kiện chứ không cần phải mua lại như: bút chì có thể thay ruột, dao rọc giấy có thể thay lưỡi...

Mua đồ dùng dựa theo thời hạn sử dụng 

Các tiêu chí bạn nên áp dụng khi mua đồ dùng văn phòng phẩm theo thời gian sử dụng như sau: 

- Văn phòng phẩm dùng ngắn hạn: Những loại này bạn không nên mua những sản phẩm quá đắc tiền, cao cấp vì chỉ dùng trong một thời gian ngắn, có cái chỉ dùng một lần rồi bỏ đi (ghim bấm, giấy note...); nên chọn những đồ đơn giản, không đòi hỏi độ bền cao, mẫu mã bình thường để tiết kiệm chi phí nhất có thể.

- Văn phòng phẩm dài hạn: Đây là sản phẩm lâu dài nên đương nhiên chú trọng chất lượng tốt, không nên ham hàng rẻ kém chất lượng, dùng nhanh hỏng, dễ xảy ra lỗi khi sử dụng sẽ gây nên sự bất tiện trong việc.

- Văn phòng phẩm quà tặng:Công ty bạn thường tặng quà cho đối tác, khách hàng nên cần chú trọng sản phẩm quà tặng, là bộ mặt của công ty nên cần xây dựng và giữ vững hình ảnh tốt trong mắt mọi người.