Tên các dòng giấy in trên nghe có vẻ lạ lẫm và khó nhớ, tuy nhiên nếu bạn là người có nhu cầu in ấn-đặc biệt là in offset thường xuyên bạn sẽ buộc phải biết và sẽ nhớ cách phân biệt các loại giấy này. Bởi vì giấy in quyết định rất lớn đến chất lượng các ấn phẩm và chi phí sau khi in.

Sau đây là đặc điểm phân biệt các loại giấy in cơ bản:

-Giấy Ford là loại giấy phổ biến nhất, nói theo kiểu bình dân là giấy trắng A4 dùng trong văn phòng và các tiệm photocopy. Với định lượng thường là 70-80-90g/m2 … Giấy ford có bề mặt nhám, bám mực tốt  cũng được dùng làm bao thư lớn, nhỏ, giấy Note, letter head, giấy in hóa đơn, tập học sinh …

-Giấy Couche là loại giấy rất phổ biến trong in ấn catalog, tờ rơi, tờ gấp, brochure … Giấy có bề mặt bóng, mịn, láng, in rất bắt mắt và sáng, màu sắc in ra khá chuẩn.  Định lượng vào khoảng 90-300g/m2. Thường gọi C100 hoặc C150 có ý nghĩa là giấy Couche định lượng 100g/m2. (Còn C matt cũng tương tự nhưng nghe nó chất lượng dỡ hơn chút.)

-Giấy Bristol là loại giấy in cao cấp hơn Couche, giấy dày và xốp hơn, có bề mặt hơi bóng, mịn, bám mực tốt vừa phải, vì thế in offset đẹp, thường dùng in hộp đựng sản phẩm như mỹ phẩm, dược phẩm, bìa sơ mi, brochure, card, tờ rơi, poster , thiệp cưới, thiệp mời …Do giấy dày hơn và định lượng thường thấy ở mức  cao hơn từ 230 – 350g/m2. ( Giấy Ivory cũng tương tự như Bristol, nhưng mặt còn lại sần sùi, thường nằm ở mặt trong sản phẩm, cũng dùng làm vỏ hộp nhưng dành cho phân khúc thấp hơn.)

-Giấy Duplex có bề mặt trắng và lán gần gần với Bristol, mặt kia thường sẫm như giấy bồi. Thường dùng in các hộp sản phẩm kích thước hơi lớn, cần có độ cứng, chắc chắn vì định lượng thường trên 300g/m2.

-Giấy Crystal có một mặt rất lán bóng gần như có phủ lớp keo bóng vậy, mặt kia nhám, thường xài trung gian giữa giấy Bristol và giấy Couche tùy theo mục đích yêu cầu sản phẩm…

Lời khuyên lựa chọn giấy in:

-          Dùng in tài liệu, văn bản thường: dùng giấy Ford

-          Nếu in offset thường, in tời rơi, brochure, các ấn phẩm được phát với số lượng lớn và không đòi hỏi độ dày, độ cứng thì dùng giấy Couche.

-          Nếu muốn in hộp giấy cho sản phẩm đẹp, sang trọng hãy dùng giấy Bristol.

-          Cũng là in hộp giấy, nhưng in hộp kích thước lớn, chắc chắn hãy chọn dùng giấy in Duplex.

-          Ngoài ra in hộp sản phẩm hoặc chỉ cần in 1 mặt thì dùng giấy Crystal vì nó có 1 mặt nhẵn, mặt còn lại nhám, sần, không in được nhưng giấy này có giá thành tiết kiệm hơn.

Khi mà thương mại phát triển như ngày nay, dù trong bất kì lĩnh vực gì cũng có sự xuất hiện của công nghệ in ấn, đặc biệt là in bao bì, tem nhãn cho các sản phẩm. Vậy các loại giấy in nào sẽ thường được sử dụng in bao bì, tem nhãn và chúng ta cần lưu ý những gì khi lựa chọn sử dụng các loại giấy đó. Bài viết sau sẽ cung cấp một số thong tin hữu ích về vấn đề này.

Các loại giấy in dùng trong công nghiệp in ấn:

Trước tiên, để phân biệt các loại giấy in chúng ta cần hiểu đinh lượng giấy là gì. Định lượng giấy GSM là đơn vị đo trọng lượng của 1 loại giấy trên mỗi mét vuông diện tích.

VD: Double A 70gsm là loại giấy Double A trọng lượng 70 gam/m2.

Cùng tìm hiểu các loại giấy in phổ biến nhất các bạn nhé:

-Giấy Ford: là loại giấy trắng A4 phổ biến hay sử dụng trong in ấn văn phòng hay photocopy. Giấy trắng 2 mặt, mỏng, nhẹ, bề mặt hơi nhám, bám mực tốt. thường dùng in sách, vở, sổ…

-Giấy Bristol: Loại giấy in có bề mặt bong, mịn, bám mực tốt vừa phải. Thường dùng in tờ rơi, brochre, thiệp…Định lượng nặng230-350 gsm.

-Giấy Irovy: giống giấy Bristol, nhưng chỉ có 1 mặt láng, định lượng nhẹ hơn từ 90-300gsm. Thường in bao bì, vỏ hộp sản phẩm.

-Giấy Couche: bề mặt bong mịn, láng hơn của Bristol, phản xạ ánh sáng rất tốt nên màu sắc in ra tươi tắn. Thường dùng in Poster, brochure…

- Giấy Duplex : Tương tự Irovy, có bề mặt trắng và láng gần giống với Bristol, mặt kia thường sẫm như giấy bồi. Thường dùng in các hộp sản phẩm kích thước khá lớn, cần có độ cứng, chắc chắn vì định lượng thường trên 300g/m2.

Ngoài ra còn có các loại giấy Mỹ thuật, giấy Decal, giấy carton, giấy Draft … với những tính năng khác tuy nhiên không ứng dụng nhiều trong in ấn bao bì bằng các loại giấy trên.

Những lưu ý trước khi in:

Công việc kiểm tra bản thiết kế trước khi in vô cùng quan trọng, cần kiểm tra kỹ lưỡng từ màu sắc, bố cục, hình ảnh, lỗi chính tả…Dù là 1 lỗi rất nhỏ nhưng đôi khi phải bỏ đi in lại rất tốn kém và lãng phí.

Khi in vỏ hộp cần lưu ý chọn giấy in phải đạt yêu cầu chất lượng, phải được thông qua sự kiểm duyệt của bộ y tế về an toàn cho sức khỏe. Cần lưu ý yếu tố thẩm mỹ, màu sắc thiết kế, độ trơn láng, phản xạ màu sao cho đúng và nổi bật đúng với màu bộ nhận diện thương hiệu của công ty.

Loại giấy in chất lượng để in poster là giấy Couché để đảm bảo poster có màu sắc đẹp và độ dày hợp lý, phù hợp cho việc dán poster tại nơi công cộng. Sau khi in, poster thường được cán một lớp màng nilon bóng lên trên bề mặt in để tăng tone màu và bảo vệ bề mặt poster.

Như vậy, chọn được 1 loại giấy phù hợp để cho ra một sả phẩm in hoàn hảo cũng khá là phức tạp. Nhưng nếu bạn đã có kiến thức cơ bản về giấy in thì sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Chúc các bạn chọn được loại giấy in phù hợp.

Giấy note (hay gọi là giấy nhớ, giấy nhắc, giấy ghi chú, sticky note...) với cái tên cũng đã nêu lên công dụng tuyệt vời của nó là dùng để nhắc việc, giúp bạn ghi nhớ những điều cần làm một cách cực đơn giản. Giấy note là một trong những văn phòng phẩm tuyệt vời nhất thế kỷ 20.

Văn phòng phẩm tiện lợi

Giấy note ra đời như thế nào ?

Giấy note được phát minh năm 1968 bởi Spencer Silver trong một lần tình cờ. Tại nơi làm việc tại hãng 3M của mình ông đã tình cờ pha chế được một loại keo trong, có độ bám dính khá yếu, dễ bóc và rất lâu khô. Chất keo này có thể ứng dụng thú vị khi có độ bám dính thấp, dễ dàng tháo ra và có thể dán nhiều lần vì keo khá lâu khô.

Sau đó loại keo này của Silver bắt đầu được chú ý đến bởi Arthur Fry, đồng nghiệp ở bộ phận nghiên cứu sản phẩm. Vì ông hay dùng cách viết lên giấy để ghi nhớ công việc của mình, nhưng loại giấy và keo dán ông sử dụng lại rất hay bị thất lạc. Do đó ông cần một tờ giấy mà có thể dán cố định và có thể bóc ra dễ dàng. Sau đó ông liền nhớ đến loại keo của Silver và ứng dụng nó vào làm keo dán giấy. Sau khi thấy loại keo và giấy này được hưởng ứng nhiệt tình. Fry đã chuyển ý tưởng lên công ty của mình và được xét duyệt. Công ty 3M tiến hành sản xuất hàng loạt, đưa ra thị trường và nhanh chóng chiếm lĩnh thị phần do công dụng hữu ích, tiện dụng mà nó mang lại. Từ đó giấy note trở nên thông dụng trong thế giới văn phòng phẩm và được sử dụng rộng rãi.

Giấy note tại sao hay có màu vàng nhỉ?

Bạn dễ dàng thấy giấy note đa số toàn màu vàng. Theo nghiên cứu, màu vàng rực rỡ, tăng kích thích não cảm giác giác khó chịu. Màu vàng thể hiện cho sự tập trung cao độ, bắt mắt mọi người hơn nên dễ dàng nhìn thấy. Dù hiện nay có nhiều loại màu sắc, kiểu dáng khác nhau nhưng mọi người vẫn chuộng giấy note màu vàng vuông nhỏ.

Quả thật, giấy note ra đời trở thành đồ dùng không thể thiếu khi làm việc. Khi cần nhắc nhở, lưu ý điều gì chỉ cần ghi vào, giấy note cứu tinh bạn không còn lo ngại trễ deadline, quên bất kỳ việc gì. Trên thị trường đây cũng chính là vật dụng văn phòng phẩm bán chạy nhất.

Ngày nay, nhiều cá nhân, đơn vị cho rằng kinh doanh online văn phòng phẩm sẽ cho lợi nhuận cao nên trên thị trường có quá nhiều website văn phòng phẩm tồn tại. Điều này thực sự đang gây khó khăn đến việc lựa chọn các dụng cụ văn phòng  của khách hàng.

Nên mua đồ dùng văn phòng offline hay online

Cả hai hình thức này đều có những ưu điểm riêng. Đối với kinh doanh online, người mua không tốn nhiều thời gian lựa chọn, xem xét vì hình ảnh sản phẩm luôn được chụp mẫu kèm theo đầy đủ thông tin. Hơn nữa, việc đặt hàng nhanh chóng chỉ bằng một cú click chuột, và có đội ngũ nhân viên giao hàng tận nơi. Đặc biệt, mua online khách hàng có thể dễ dàng so sánh giá, và cập nhật những chương trình khuyến mãi như mua giấy in 5 tặng 1, tích điểm, chiết khấu…

Đối với mua hàng offline thì nó chỉ tiện lợi khi ở địa điểm ngay gần doanh nghiệp. Nếu không, khách hàng phải đến tận nơi để mua, hoặc gọi điện thoại đặt hàng tốn nhiều công đoạn và thời gian. Mua offline chỉ thích hợp với những văn phòng dùng quen 1 loại, một thương hiệu sản phẩm nhất định vì việc chọn sản phẩm mới có thể bị mờ hồ về thông tin.

Làm sao để chọn được địa chỉ bán hàng uy tín

Sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những yếu tố cần thiết của một địa chỉ bán hàng văn phòng phẩm đáng tin cậy.

Đó phải là một nơi có các mặt hàng phong phú, nhiều thương hiệu, ví dụ như bán giấy in thì cần cung cấp sản phẩm giấy in Double A, Excel, Paper One, Ik Plus, Quality, CleverUp…

Thứ 2, giá bán các mặt hàng cần đảm bảo mức giá tốt nhất, lưu ý tốt nhất chứ không hẳn là rẻ nhất vì nếu bạn chọn địa chỉ giá rẻ thì có thể không đảm bảo về chất lượng phục vụ, hậu mãi sau này.

Thứ 3, các thao tác đặt hàng và mua hàng phải nhanh chóng và tiện lợi, đây là ưu thế của những cửa hàng online.

Thứ 4 chính là việc triển khai những chương trình khuyến mãi có đáp ứng nhu cầu của người mua hay không?

Bạn là một người yêu thích đọc sách giấy, chắc hẳn bạn cũng biết cảm giác bất tiện khi muốn mang sách theo đi du lịch hoặc đi khắp nơi nhưng lại ngại vì chúng quá nặng phải không? Tuy nhiên những năm gần đây, có một số loại giấy gọi là giấy in siêu nhẹ bắt đầu xuất hiện được nhập về Việt Nam, không chỉ nhẹ mà màu sắc và độ sáng của loại giấy này cũng được đánh giá là tốt hơn cho mắt khi dùng in sách giấy.

I.      Tên gọi:

Nhắc đến việc sử dụng giấy siêu nhẹ phải nhắc đến công nghệ làm sách của sách Âu, Mỹ. Đa phần sách văn học, tiểu thuyết…. đều được in trên chất liệu siêu nhẹ, độ sáng tối của giấy cũng đa dạng và vô cùng phong phú, độ dày mỏng của chất liệu giấy cũng không kém phần đa dạng.

Giấy siêu nhẹ hiện nay có mặt ở Việt Nam chưa nhiều, chưa đa dạng như ở nước ngoài. Ban đầu giấy này được nhập từ Phần Lan nên người Việt hay gọi là giấy Phần Lan. Tuy nhiên hiện nay cũng có nhiều nói khác có sản xuất giấy in siêu nhẹ này như Trung Quốc, Singapor, Malaysia, Ấn Độ…

II.   Phân loại giấy:

Tại Mỹ, giấy in siêu nhẹ được làm từ 2 nguồn chính: Giấy gỗ (làm từ gỗ cây) và Giấy xương (làm từ xương động vật). Giấy xương vô cùng nhẹ và đẹp, hiện nay chắc chắn ở VN không có. Với loại chưa từng có ở VN, xin tạm không bàn đến .Chúng ta nói về giấy gỗ nhé.

Giấy gỗ siêu nhẹ:

-       Giấy Phần Lan (tên các bạn thường gọi) tên tiếng Anh là : Yellow light paper: Giấy này lại được chia làm 2 loại:

 +       Giấy lì: mặt giấy nhẵn như giấy bãi bằng in sách hiện nay

+       Giấy xốp: mặt giấy có hạt mịn nhỏ, không có độ lì, nhẵn.

Giấy lì sẽ tạo cảm giác trơn láng cho sách. Giấy xốp thì sẽ tạo cảm giác dày dặn hơn.

Thường khi đi giao dịch mua giấy siêu nhẹ, họ sẽ yêu cầu định lượng giấy, độ trắng sáng và độ dày của giấy.

-       Định lượng: hiện nay chủ yếu đang được dùng tại VN là 50 đến 52 gms.

-      Độ dày của giấy (bull): Hiện nay như giấy Phần Lan các bạn thấy một số nhà dùng, Bull thường rơi vào khoảng 1,7. Số này càng lớn thì chất giấy càng  xốp và dày.

-      Độ trắng sáng: phụ thuộc vào yêu cầu của từng đối tượng đối với nhà cung cấp. Nhưng thường độ sáng yêu cầu cho loại giấy in này không cao, màu sắc cũng không đòi hỏi phải trắng mà thường là màu vàng ngà, như thế sẽ tốt hơn cho mắt.

Giấy in siêu nhẹ là một giải pháp tuyệt vời cho các vấn đề của người đọc hiện nay, tuy nhiên có một số ý kiến phản hồi là giấy dễ hút ẩm, khó bảo quản hơn các loại giấy khác do thời tiết khi hậu ở Việt Nam. Tuy nhiên, chỉ cần chịu khó bảo quán đúng phương pháp, bạn hoàn toàn có thể giữ sách in từ giấy in siêu nhẹ lâu dài như mới.

Với sự cạnh tranh gay gắt từ các thương hiệu văn phòng phẩm nhập ngoại như hiện nay. Thương hiệu văn phòng phẩm Việt Nam đang dần trở nên đuối sức và tỏ ra yếu thế.

Theo ước tính, việc mỗi năm nước ta chi đến 4.000 tỉ đồng để mua sắm đồ dùng, trang thiết bị văn phòng phẩm, cho thấy ngành này hiện đang rất tiềm năng tại Việt Nam. Với nhu cầu cực kỳ to lớn đến từ các đối tượng sử dụng đa dạng, từ học sinh, sinh viên cho đến nhân viên, cán bộ tại các công ty, tập đoàn lớn nhỏ. Nhưng tỷ lệ nghịch với nhu cầu to lớn đó là số lượng mẫu mã văn phòng phẩm đang được bày bán.
Tuy nước ta đã có những tên tuổi khá nổi tiếng trong ngành VPP như Thiên Long, Hồng Hà, Bến Nghé… Đây đều là những thương hiệu có chất lượng sản phẩm tốt, mẫu mã đẹp và giá thành hợp lý. Tuy nhiên sản phẩm từ các thương hiệu trong nước vẫn chưa thể hiện được thể mạnh trong sự đa dạng và mẫu mã hấp dẫn, mặt hàng trong nước chủ yếu nghiêng về các sản phẩm chủ lực quen thuộc như bút các loại, giấy vở, dụng cụ học tập. Trong bối cảnh này các thương hiệu văn phòng phẩm trong nước vẫn chưa được chú trọng đầu tư phát triển, dẫn đến việc hàng ngoại tấn công và chiếm thế áp đảo tại Việt Nam.

Văn phòng phẩm nội địa đang yếu thế.

Hàng nội đang dần tỏ ra yếu thế trên thị trường văn phòng phẩm

Những thương hiệu văn phòng phẩm có tiếng đến từ Trung Quốc như: Deli, KW-Trio, Eagle… đều được ghi nhận chiếm được thị phần khá lớn tại Việt Nam. Lý do của việc này cũng hoàn toàn dễ hiểu khi các sản phẩm văn phòng phẩm của họ có mẫu mã hấp dẫn đi kèm chủng loại đa dạng, có chất lượng tốt mà giá thành ngang bằng hoặc thậm chí còn rẻ hơn hàng nội địa. Hơn nữa, các thương hiệu văn phòng phẩm chất lượng đến từ Trung Quốc này cũng có chỉ số an toàn cao, không độc hại như các công ty văn phòng phẩm nhỏ lẻ khác.

Cứ theo đà này, các mặt hàng VPP trong nước đang chịu lép vế trước VPP ngoại nhập. Thêm vào đó, phân khúc VPP hàng cao cấp hiện chưa có doanh nghiệp trong nước nào đủ điều kiện đáp ứng. Nắm được kẽ hở này, cho nên các doanh nghiệp chuyên về VPP đến từ châu Mỹ, châu Âu đang có những hoạt động thâm nhập ngày một sâu rộng. Các thương hiệu có tiếng như Parker, Montblanc, Rogal, Picasso… đều đã mở văn phòng đại diện tại Việt Nam và phân phối sản phẩm khắp cả nước.

Với nhu cầu sử dụng và làm quà tặng rất lớn, các mặt hàng VPP cao cấp như bút, sổ da, bao da đựng tài liệu… có giá từ vài trăm đến vài triệu đồng vẫn được khách hàng quan tâm.

Có nhiều cơ hội và tiềm năng là thế nhưng ngành hàng văn phòng phẩm cao cấp trong nước vẫn phải loay hoay tìm hướng đi cho riêng mình, một thực trạng cho thấy mặt hàng này vẫn chưa được cơ quan chức năng tạo điều kiện. Các doanh nghiệp trong nước vẫn đang bày bán sản phẩm này tại các chợ hay cửa hàng nhỏ lẻ làm hạ thấp lợi thế cạnh tranh.

Mặc dù các doanh nghiệp VPP trong nước đang vạch ra nhiều hướng mở rộng thị trường, đổi mới dây chuyền sản xuất, làm mới phương thức tiếp thị nhưng vẫn chưa thu lại kết quả khả quan. Chúng ta chưa tạo ra lợi thế về giá sản phẩm, kiểu dáng và mẫu mã, bên cạnh đó doanh nghiệp VPP Trung Quốc lại đang ồ ạt xâm nhập thị trường khiến cuộc đua ngày một thêm khốc liệt.

Một văn phòng mới đi vào hoạt động luôn cần được chuẩn bị rất nhiều thứ từ bàn ghế, máy tính, máy in, máy chiếu cho đến đồ dùng văn phòng phẩm. Những món đồ này giúp công việc tại văn phòng được diễn ra trơn tru và dễ dàng hơn. Những nếu chưa có kinh nghiệm thì có lẽ bạn cũng quay cuồng trước thế giới văn phòng phẩm rộng lớn. Vậy những món văn phòng phẩm nào cần thiết cho một văn phòng mới ? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu nhé.

Văn phòng phẩm nào là thiết yếu trong văn phòng ?

Văn phòng phẩm đóng vai trò như thế nào?

Văn phòng phẩm là những món đồ được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng công ty bạn, để hỗ trợ thực hiện công việc dễ dàng và tiện lợi hơn thì tất cả các phòng ban điều sử dụng văn phòng phẩm bao gồm những vật dụng thiết yếu như: tài liệu, danh thiếp, ghim bấm, kẹp giấy, dao kéo, sổ tay, giấy note, giấy in, bút viết, khay kệ đựng hồ sơ,...

Đồ dùng văn phòng phẩm tuy nhỏ nhưng có "võ", nó như một trợ thủ đắc lực cho nhân viên văn phòng. Đóng vai trò không nhỏ trong việc giúp các nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả hơn, chẳng hạn như: in ấn tài liệu; ghi chú "note" các vấn đề cần thiết; các cuộc trao đổi, họp hành giữa đồng nghiệp, quản lý cũng như ghi chép lại hiệu suất công việc,... 

Cần chuẩn bị các đồ dùng văn phòng phẩm nào?

Giấy in – giấy photo: Mua đủ các loại size giấy A4, A3,... phù hợp phụ vụ cho công việc in ấn tài liệu của văn phòng.

Bút viết: các loại bút ký, bút bi, bút chì, bút màu xanh đỏ cần thiết khác nhau.

Kẹp giấy: kẹp sắt hoặc kẹp nhựa đa dạng màu sắc và kích thước.

Ghim bấm: có nhiều hãng cung cấp, nên cân nhắc lựa chọn loại bền, không ghỉ.

Giấy note (ghi chú): không thể thiếu cho tất cả mọi người trong văn phòng, giúp tạo thói quen sắp xếp công việc cần giải quyết trong ngày, tháng; nhắc nhở, tránh lãng quên hay trễ hẹn công việc.

Khay đựng bút: Khay bút khá đa dạng có rất nhiều hình dáng tùy theo nhu cầu và sở thích của người sử dụng, được làm với chất liệu đa số là nhựa hoặc gỗ rất đẹp mắt và thân thiện.

Quả thật, có rất nhiều loại đồ dùng đa dạng khác nhau phải không?. Bạn hãy nên cân nhắc quy mô doanh nghiệp mới mở của mình, số lượng nhân viên, đặc thù công việc để lựa chọn và mua văn phòng phẩm đa dạng, phù hợp hơn.