Việc chọn mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp mình tưởng dễ mà không hề dễ chút nào. Để là một người tiêu dùng thông minh, bạn cần phải lên kế hoạch khi chọn mua văn phòng phẩm sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mà đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí. Luôn có kế hoạch sẵn sàng để có thể chủ động hơn trong việc mua sắm. Việc chọn những sản phẩm có thương hiệu, có tiếng trên thị trường lúc nào cũng mang đến cho chúng ta sự an tâm hơn trong quá trình sử dụng. Để an tâm hơn trong quá trình sử dụng, hãy lưu ý ưu tiên lựa chọn những thương hiệu có tiếng trên thị trường văn phòng phẩm rộng lớn. 

Lựa chọn văn phòng phẩm như thế nào ?

Tiêu chí hàng đâu được đặt ra khi mua sắm văn phòng phẩm là chọn những thứ “thật sự cấp thiết và phù hợp túi tiền” cho doanh nghiệp, để thự hiện được điều này dễ dàng bạn nên áp dụng phương pháp đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả là phân loại văn phòng phẩm thành nhiều nhóm như: văn phòng phẩm dùng dài hạn, văn phòng phẩm dùng ngắn hạn hay văn phòng phẩm chỉ dùng một lần.

       Văn phòng phẩm dài hạn (bìa đựng tài liệu, máy tính bỏ túi, kéo, khay đựng bút...): 

       Đối với những loại văn phòng phẩm này bạn cần quan tâm đến chất lượng và độ bền, bởi bạn sẽ phải sử dụng nó trong thời gian dài. Tốt nhất là nên đầu tư những vật dụng này một lần để tránh phải thay đổi, làm gián đoạn hay giảm hiệu suất công việc và tốn thêm chi phí về lâu dài.

       Văn phòng phẩm dùng ngắn hạn (bút viết, giấy in, kẹp bướm…): 

        Đối với loại này bạn nên chọn những sản phẩm chất lượng tương đối ổn định, không nhất thiết phải chọn những sản phẩm quá đắt tiền hay thiết kế đẹp, chỉ cần văn phòng phẩm đó phù hợp với nhu cầu của bạn là được. Nếu như mua bút thì chọn bút ra mực đều, không lem hay như chọn giấy in, nên chọn loại giấy in tốt để in ấn, sao chép văn bản, chứng từ quan trọng, còn in sử dụng nội bộ, in nháp thì nên chọn giấy thường để giảm bớt một phần chi phí...

Văn phòng phẩm dùng một lần (như kim bấm, kẹp giấy, giấy note): Sản phẩm này không nhất thiết bạn phải chọn sản phẩm quá đắt tiền, vì thường thì bạn chỉ dùng nó 1 lần và có thể vứt bỏ ngay sau 1 lần sử dụng.

Chắc hẳn bạn đã nghe nói nhiều về 2 công nghệ in ấn phổ biến nhất hiện này là in phun và in laser. Mỗi chiếc máy in tích hợp từng loại công nghệ in đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Cùng tìm hiểu từng ưu cà khuyến điểm của 2 dòng máy in này nhé!

Ưu nhược điểm của máy in phun

Máy in phun hoạt động dựa trên cơ chế phun một mực lỏng, bằng những đầu phun theo từng điểm nhỏ lên giấy in. Bộ phận in của máy được thiết kế với nhiều lỗ in nhỏ ở trên khay in. Khi thực hiện in ấn, sẽ có một dòng điện chạy qua các lỗ in resister này và làm vỡ các viên mực trong khay giúp mực được phun ra giấy theo các chấm nhỏ với tốc độ cao.

Máy in phun có khả năng in màu tốt

- Ưu điểm:

+ Máy in phun cho phép người dùng in ấn lên nhiều loại giấy đa dạng hơn về định lượng, chất liệu giấy.

+ Cơ chế in phun sẽ giúp giấy in ra sẽ không bị cong và nóng sau khi in.

+ Một điểm cộng lớn của máy in phun là màu sắc bản in ra có màu đẹp, các sắc độ màu được thể hiện rất tốt, cho hình ảnh rực rỡ, sinh động.

+ Máy in phun thường có mức giá thành khá rẻ.

- Nhược điểm:

+ Thời gian khởi động của máy in phun khá chậm cũng như khả năng in không được nhanh lắm.

+ Vì giá thành mua máy rẻ nên chi phí thay mực in máy in phun lại tốn kém, đắt tiền hơn.

+ Phù hợp với nhu cầu in ấn hình ảnh hơn là in văn bản

Ưu nhược điểm của máy in laser 

Máy in laser hoạt động nhờ cơ chế chiếu tia laser vào các trống từ (Drum) trong máy, hộp mực quay qua trống từ khiến cho trống từ hút những hạt mực nhỏ siêu mịn từ hộp mực. Sau đó giấy in lăn qua trống từ, mực sẽ được bám vào giấy và cuối cùng lô sấy trong máy in sẽ sấy khô mực và làm mực bám chặt vào giấy.

Máy in laser có khả năng in văn bản sắc nét

- Ưu điểm :

+ Tốc độ khởi động và tốc độ in ấn của máy in laser vô cùng nhanh chóng.

+Điểm mạnh của máy in laser là khả năng in văn bản rất sắc nét, không bị lem hay nhờ và độ bám mực cũng rất lâu.

+ Chi phí in ấn trên mỗi trang in của máy in laser được đánh giá là khá thấp và tiết kiệm.

- Nhược điểm:

+ Máy in laser có khả năng in màu thấp và không đều như máy in phun.

+ Không thể in được trên nhiều loại chất liệu khác nhau.

+Phù hợp với nhu cầu in đen trắng và nhu cầu in màu ít

Tuy ngày nay chúng ta có thể chọn nhiều cách để lưu trữ hình ảnh, và đa phần mọi người đều chọn lưu trữ dữ liệu số trên máy tính, ổ cứng hay các dịch vụ trực tuyến đám mây như Drive, Drop box. Nhưng đôi khi in hình ảnh ra từ máy in cũng là một cách tuyệt vời để giữ những kỷ niệm, nó tạo cảm giác thân thuộc, trân trọng và có thể mang đi mọi nơi hoặc treo chúng trong những chiếc khung để trang trí. Vậy để cho ra những hình ảnh in ấn chất lượng cao tại nhà chúng ta cần lưu ý những gì?

Lựa chọn máy in ảnh như thế nào ?

Bước đầu tiên lựa chọn máy in

Để có thể cho ra những bức ảnh đẹp mắt, bạn tốt nhất nên chọn một máy in phun để in ấn tại nhà. Không quá khó để chọn một chiếc máy in phun từ những hãng nổi tiếng khắp thế giới như Canon, HP, Brother, Xerox. Với rất nhiều tính năng và mức giá khác nhau, rất dễ để bạn chọn cho mình một chiếc phù hợp với nhu cầu và túi tiền của mình.

Lưu ý: Bạn nên lựa chọn các dòng máy in có mực in và các linh kiện thay thế thông dụng

Bước tiếp theo là lựa chọn giấy in cho máy in phun

Lựa chọn giấy in phù hợp với máy in và mục đích in sẽ giúp bạn có được những bản in đẹp mắt và ưng ý. Trên thị trường có rất nhiều loại giấy in khác nhau, tuy nhiên việc sử dụng những loại giấy có chất lượng cao sẽ cho các bức ảnh có màu sắc tốt hơn, độ bám màu cao và bền màu hơn.

Một trong những loại giấy thì giấy Matte (mờ) là giấy cho chất lượng bản in đẹp, màu sắc rực rỡ. Giấy Matte bám màu cực tốt, không bị ảnh hưởng bởi dấu vân tay và nó tạo ra một bức ảnh không chói. Các loại giấy in phun mờ bao gồm giấy mờ hai mặt, và bán mờ.

Giấy Lustre được xem sự kết hợp hoàn hảo giữa bóng và mờ, và có độ bóng nhẹ khá tinh tế và độ lì khá thích mắt. Nó không phải là sáng bóng như các loại giấy bóng, nhưng cũng không quá nhám. Hầu hết mọi người sử dụng giấy này để in ra những bức chân dung hoặc ảnh cưới vì kết cấu của nó và cho độ tương phản cao.

Những tháng vừa qua, thị trường máy in ảnh liên tục bất ngờ khi hai hãng Samsung và Epson đã cho ra mắt rất nhiều những chiếc máy in, và còn có khả năng tương thích với máy tính Mac do Apple sản xuất. Trong đó, có một chiếc máy in được Samsung sản xuất để hướng tới việc phục vụ nhu cầu in ấn của doanh nghiệp. hai chiếc máy in còn lại nằm trong danh sách này phù hợp với nhu cầu in ảnh cho người dùng văn phòng và nhu cầu sử dụng của gia đình.

Chiếc máy in đầu tiên có tên là Samsung CLP-775ND, đây là một chiếc máy in màu phù hợp với những cơ quan giáo dục hoặc chính phủ, doanh nghiệp. Còn chiếc máy in CLP-775ND sở hữu bộ xử lý BXL Dual Core có tốc độ lên tới 600MHz và bộ nhớ đến 384MB.

Khay nạp giấy có sẵn trên máy có sức chứa 500 tờ, còn khay giấy đa năng có thể đựng được 100 tờ, khay chứa giấy đầu ra 350 tờ, và có khả năng in được 35 trang/phút. Đặc biệt, chiếc máy in này có thể xử lý được nhiều loại giấy khác nhau có kích cỡ từ 3x5” đến 8,5x14” và tương thích với nhiều loại mực in khác nhau


Cùng lúc đó, hãng Epson cũng đồng loạt cho ra mắt hai chiếc máy in ảnh dành cho gia đình. Đó là máy in ảnh Artisan 837 và Artisan 730. Cả hai chiếc máy in ảnh này đều hỗ trợ in ảnh với độ phân giải cao và chất lượng ảnh giống với ảnh được rửa tại cửa hàng

Máy in OKI MC361dn là một trong những chiếc máy in đa chức năng màu được hãng OKI sử dụng công nghệ LED hiện nay. Máy hỗ trợ cả cổng mạng lẫn cổng Pictbridge giúp bạn có thể in ấn, quét văn bản hoặc fax trực tiếp từ máy ảnh số cũng như USB. Giống như những chiếc máy in thế hệ mới khác, OKI cũng tích hợp cho chiếc máy in này bộ đảo giấy giúp tiết kiệm thời gian cũng như công sức khi in 2 mặt.

Máy in OKI MC361dn được thiết kế có bề ngoài trông khá “lịch lãm”. sử dụng tông màu chính của hãng OKI là màu trắng, và một vài chi tiết sử dụng màu xám bạc. Tuy nhiên, máy khá to và nặng (43x60x44cm, 29kg) nhưng không quá cồng kềnh mà trông cứng cáp và chắc chắn.
Máy được trang bị cả cổng USB 2.0 lẫn cổng RJ45, thuận tiện cho việc in qua cổng USB lẫn in qua mạng lan.

Thông số về chiếc máy in này:
Bộ xử lý tốc độ 533MHz
Bộ nhớ chuẩn đến 256MB.
Tích hợp sẵn khe cắm RAM (256MB/512MB)
Tích hợp sẵn khe cắm thẻ nhớ SDHC (tối đa 8GB)
Mực in chính hãng

Khay giấy của máy có thể chứa được 250 tờ (định lượng 80g/m2). Còn khay giấy gắn rời thì có thể đựng được khoảng 100 tờ giấy in.

Vừa qua, hãng chuyên sản xuất đồ công nghệ (bao gồm máy in, máy ảnh...) Canon đã đem đến cho người dùng một dòng máy in hoàn toàn mới có tên là Pixma Pro. Chiếc máy in này được sản xuất cho nhắm tới người dùng cần in ảnh chất lượng cao. Chiếc máy in này là chiếc máy in đầu tiên trên thế giới hỗ trợ tới 12 hộp mực và hỗ trợ tối đa lên tới khổ giấy A3.

Sản phẩm này được Canon tạo ra dựa trên ý tưởng và cảm hứng từ chiếc máy ảnh ống kính rời DSLR EOS của Canon. Nhờ việc trang bị tới 12 hộp mực trên máy, nên chiếc máy in này có khả năng cung cấp đầy đủ những gam màu khác nhau dành riêng cho từng loại ảnh.

5 hộp mực đơn sắc của máy được dùng để in những bản in trắng đen chất lượng cao và rõ nét, những bản in này đều không bị những vết chấm nhỏ hạt tiêu như những bản in kém chất lượng.

Độ phân giải của chiếc máy in này theo như thông số trên máy thì là 1200dpi, có nghĩa độ phân giải này gấp đôi so với độ phân giải của thế hệ những chiếc máy in Pixma Pro trước đó. Hãng này cũng chia sẻ rằng, nhu cầu in ấn ngày càng cao, và người dùng ngày càng đòi hỏi những bản in chất lượng hơn, và với chiếc máy in này, bạn có thể in ra những tấm hình có chất lượng lên tới 4.800x2.400dpi.

Hãng này cũng sử dụng hệ thống OIG để có thể cải thiện quá trình tái tạo màu, và giúp chuyển tông màu một cách tự nhiên. Quá trình này được thực hiện bằng tính năng in có thông số 16 bit mỗi kênh.

Nếu bạn đang phân vân giữa việc nên chọn một chiếc máy in phun (inkjet) hay một máy in laser? Câu hỏi này hoàn toàn có những câu trả lời khác nhau trong từng hoàn cảnh khác nhau. Nó sẽ phụ thuộc vào việc bạn sử dụng máy in vào mục đích gì? In tài liệu hay in hình ảnh, nhu cầu của bạn là in văn bản làm việc hay nhu cầu in hình của gia đình?

Những chiếc máy in phun đầu tiên đã được tung ra thị trường vào khoảng đầu năm 1990. Lúc này, những chiếc máy in phun có tốc độ khá chậm chạp và một điểm yếu chết người nữa đó là chất lượng in: độ phân giải in của những chiếc máy in phun khá thấp nên văn bản in ra không được sắc nét lắm. Và còn một điều quan trọng, đó là những chiếc máy in phun lúc này chỉ có khả năng in được những bản in trắng đen. Nếu so với công nghệ in laser cùng lúc đó thì công nghệ của những chiếc máy in phun chẳng có gì đáng nói và không có bất cứ 1 điểm nổi bật nào.

Thế nhưng tình thế thay đổi khi mà những chiếc máy in phun màu có tốc độ in tốt và độ phân giải cũng được cải thiện rất nhiều. Ngoài ra, có một ưu điểm vô cùng quan trọng của những chiếc máy in phun thế hệ mới này, đó là chúng tiết kiệm chi phí in khá nhiều. Thời điểm này, những phân khúc trong thị trường máy in cũng dần được xác định và tách biệt một cách rõ rệt. Với những chiếc máy in laser, mục tiêu chính sẽ là nhắm tới những người dùng có nhu cầu in tài liệu trắng đen lẫn tài liệu màu.

Còn những chiếc máy in phun thì chủ yếu nhắm tới những người dùng có nhu cầu in cần chất lượng cao, in ảnh...thế nên tùy vào nhu cầu mà bạn có thể chọn được một chiếc máy in phun hay máy in giá rẻ laser phù hợp