Nơi gắn bó với chúng ta hầu hết thời gian trong ngày chắc chắn nên được gọn gàng, ngăn nắp và trông chuyên nghiệp hơn để giúp thuận lợi cho công việc cũng như duy trì được cảm hứng sáng tạo trong cả ngày làm việc. Vậy làm thế nào để sắp xếp đồ dùng trên bàn và khiến chiếc bàn của bạn trở nên chuyên nghiệp nhất trong công ty văn phòng phẩm ? Hãy tham khảo một số mẹo sau đây nhé.

Bố trí laptop hay máy tính nằm bên trái

Không nên để phí khoảng không gian rộng lớn của chiếc bàn bằng việc đặt chiếc máy tính hay laptop của mình ở giữa. Thay vào đó, đặt nó dịch ra một chút vào bên trái, hoặc bên phải nếu bạn là người thuận tay trái, thì sẽ tiết kiệm được khá nhiều không gian cho các vật dụng khác trong danh mục văn phòng phẩm. Tuy nhiên cũng đừng nên quá sát mép vì sẽ khiến cảm giác ngồi không được tự nhiên. Làm điều này sẽ khiến chiếc bàn trông thoáng hơn và bớt bừa bộn hơn rất nhiều.

Đây chắc chắn là chiếc bàn làm việc oách nhất trong công ty văn phòng phẩm

Để đồ dùng, cây cảnh phía bên phải

Sau khi đã giải phóng được một khoảng không gian phần bên phải của bàn làm việc thì bây giờ là lúc bạn tận dụng chúng sao cho hiệu quả nhất. Đó có thể là một chiếc đèn bàn, một vài hộp đựng đồ dùng van phong pham gia re, hoặc là một chậu cây cảnh tươi mát để làm mới làm tâm trạng trong cả ngày làm việc dài. Ưu tiên khay đựng bút gần máy tính nhất để nhanh chóng với tay lấy được ngay. Những vật dụng lớn đặt phía bên phải sẽ là giải pháp tiết kiệm nhất cho không gian khiêm tốn trên bàn làm việc.

Đừng quên kệ đựng tài liệu

Sát với máy tính và khá là dễ nhìn nên bạn có thể đặt kệ đựng tài liệu của công ty văn phòng phẩm ở đây. Nên chọn các loại kệ đựng có vách ngăn và được đánh dấu sẵn từng loại để dễ sắp xếp và tìm kiếm. Bạn nên sử dụng dụng các kệ có màu khác nhau cho mỗi loại tài liệu hoặc dùng giấy để đánh dấu từng loại. Những lúc cần gấp, bạn chỉ cần đưa mắt qua một lượt là có thể tìm thấy ngay tập hồ sơ hay loại giấy tờ mà mình đang cần.

Từ xưa đến nay các sản phẩm đến từ thương hiệu Casio luôn được gắn liền với sự bền bỉ và tồn tại lâu dài cùng thời gian. Trong đó có các mẫu máy tính bỏ túi đến từ công ty văn phòng phẩm Nhật Bản này. Đây là thiết bị yêu thích một thời và không thể thiếu của học sinh sinh viên và những người làm công việc tính toán. Nhưng của bền tại người, làm thế nào để sử dụng chiếc máy tính bỏ túi casio của bạn đúng cách là lâu bền nhất? 

Sử dụng và bảo quản hợp lý

Đây cũng không phải một món van phong pham gia re nên việc sử dụng và bảo quản nên hợp lý và cẩn thận để chiếc máy tính bỏ túi có thể tồn tại lâu dài theo thời gian.
- Nếu muốn khởi động máy lên để sử dụng và tắt máy khi dùng xong hãy dùng nút chức năng ON/OFF. Một số máy không có nút off mà sẽ tự động tắt sau một thời gian không sử dụng.

- Thực hiện thay thế pin chính hãng định kỳ cho máy sau mỗi 3 năm sử dụng. Cho dù máy không được sử dụng nhiều thì sau khoảng thời gian đó các chất hóa học trong pin bắt đầu bị biến đổi có thể làm hỏng mạnh điện tử bên trong máy.

Chiếc máy tính bỏ túi này chắc chắn không phải van phong pham gia re thường thấy

- Khi mua máy tính bỏ túi Casio từ công ty văn phòng phẩm thì nến trừ đi khoảng thời gian sản phẩm tồn kho cho pin để tránh các trường hợp hết pin bất ngờ không báo trước. Tốt nhất nên thay pin trước các dịp thi cử quan trọng phải dùng đến máy tính.

- Tránh để máy rơi rớt từ trên cao, tránh va đập mạnh khi để trang cặp xách. Điều này dễ dẫn đến kết quả tính toán sai khi cần sử dụng.

- Thường xuyên lau chùi và bảo vệ màn hình hiển thị tránh trầy xướt hay rơi vỡ.

- Tránh để máy tiếp túc với nguồn sáng hay nóng mạnh, dễ gây biến chất vật liệu dẫn đến hư hỏng bo mạch bên trong.
- Tuy vậy sử dụng máy ở nhiệt độ quá thấp cũng gây ra hiện tượng máy hoạt động chậm chạp, hiển thị kết quả chậm hoặc hỏng luôn, nhiệt độ quá thấp cũng làm giảm tuổi thọ pin.
- Tránh sử dụng máy trong môi trường bụi bặm, thường xuyên lau chùi vệ sinh để tránh bụi bẩn tích tụ lâu ngày tại công ty văn phòng phẩm làm hỏng các linh kiện điện tử bên trong.
- Dùng vải mềm, khô để lau sạch bên ngoài máy. Nếu máy bị dơ bạn có thể lau sạch bằng vải hơi ẩm với một ít nước hoặc chất tẩy nhẹ, trung tính và luôn nhớ là phải vắt thật ráo khi lau thiết bị van phong pham gia re này. Không được sử dụng chất pha sơn, benzene hay các trợ chất dễ bay hơi để làm sạch máy, làm như vậy sẽ bị mất đi lớp in và có thể làm hỏng vỏ máy.
Hãy giữ gìn chiếc máy tính bỏ túi của mình để nó có thể hoạt động tối đa khả năng và không phải mua máy mới quá sớm với giá văn phòng phẩm không phải là thấp đối với học sinh sinh viên hiện nay.

Đa phần công ty văn phòng phẩm luôn là nơi nổi tiếng với những chiếc bàn làm việc chất đầy giấy tờ và tài liệu đủ loại thành từng đống trông rất khó khăn cho việc quản lý và sắp xếp. Nếu không có biện pháp xử lý hay quản lý thì sẽ trở thành yếu tố cản trở công việc hằng ngày. Vậy các công ty văn phòng phẩm đã thực hiện công việc quản lý giấy tờ và tài liệu của mình như thế nào ? Hãy tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Biến công ty văn phòng phẩm thành không gian có tổ chức

Không chỉ riêng công ty văn phòng phẩm mà bất cứ văn phòng làm việc nào cũng cần thực hiện điều này. Biến không gian làm việc của mình thành một môi trường hiệu quả và năng động hơn bằng cách dọn dẹp bớt những thứ không cần thiết để trống chỗ cho những vật dụng phục vụ công việc hằng ngày. Giữ một không gian gọn gàng cũng tạo nên một thái độ và thói quen công việc tốt cho nhân viên của mình. Tránh thất lạc giấy tờ hay tài liệu quan trọng và cũng dễ dàng tìm kiếm tài kiệu cần thiết hơn bằng cách sử dụng bìa đựng tài liệu. Tác phong hiện đại và chuyên nghiệp trong công việc là điều mà công ty văn phòng phẩm nào cũng mong muốn.

không gian làm việc chuyên nghiệp của công ty văn phòng phẩm lớn

Quản lý danh mục văn phòng phẩm hợp lý

Ngoài biện pháp lưu trữ giấy tờ gọn gàng ra, công ty văn phòng phẩm cũng có các quy tắc lưu trữ riêng để đạt hiệu quả tối đa nhất. Vì dụ chỉ lưu trữ những giấy tờ và tài liệu có cùng cỡ giấy với nhau, nhằm tránh làm cong mép hay tạo vết gấp trên những tờ giấy nhỏ hơn mà phải đặt chung với những loại tài liệu cỡ lớn trong danh mục văn phòng phẩm.

Cũng nên phân loại và lưu trữ riêng loại giấy chất lượng cao và giấy chất lượng thấp, tránh để chúng tiếp xúc trực tiếp vì các loại giấy với mức giá văn phòng phẩm thấp thường kém chất lượng và có khả năng tiết axit khi để lâu ngày làm hỏng các loại giấy khác, đặc biệt là các tài liệu, văn bản quan trọng.

Tài liệu quan trọng của công ty văn phòng phẩm như hợp đồng, báo cáo… nên được đặt trong bìa kẹp tài liệu một cách cẩn thận, gọn gàng. Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong khay đựng tài liệu phù hợp với kích thước. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy khay bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, và xếp ngược vô lại.

Bàn làm việc là nơi chúng ta chiến đấu mỗi ngày với công việc, là người bạn đồng hành của ta. Vì thế nó cũng có một sự gắn kết nhất định đến hiệu quả và sự thành công trong công việc. Do đó bàn làm việc trong công ty văn phòng phẩm nên trông ngăn nắp gọn gàng mà cũng phải hợp phong thủy. Giúp người làm việc cảm thấy tập trung và thoải mái hơn. Sau đây là một số hướng dẫn nho nhỏ về cách bố trí hợp phong thủy trong công ty văn phòng phẩm.

Nơi đặt bàn làm việc trong công ty văn phòng phẩm

Được đánh giá lý tưởng nhất để bố trí bàn làm việc trong công ty văn phòng phẩm chính là vị trí gần với nguồn sáng, có thể là ánh sáng tự nhiên hay nhân tạo, vì nó tạo cảm giác tràn đầy sức sống cho ngày làm việc. Nên đảm bảo cho vị trí ngồi làm việc có đầy đủ dương quang, có nhiều gió, thông thoáng và tuyệt vời hơn nữa là yên tĩnh để chú tâm vào công việc.

Tuy nhiên, nên tránh những vị trí sau trong công ty văn phòng phẩm: nơi nấu nướng, ăn uống, nghỉ ngơi và nhà vệ sinh. Điều này được lý giải là vì các thiết bị máy móc và thiết bị điện được cho là có tính Kim, xung khắc với tính Mộc của chiếc bàn. Và những vị trí này cũng phá vỡ không gian làm việc hoàn hảo ban đầu của người làm việc.

Bàn làm việc của công ty văn phòng phẩm cũng phải hợp phong thủy

Màu sắc và bố trí vật dụng trong công ty văn phòng phẩm

Theo tương quan Ngũ hành, Thổ sinh Kim, Kim sinh Thủy, các vật dụng trên bàn làm việc, danh mục văn phòng phẩm nên có màu vàng - tượng trưng cho Thổ, màu trắng - tượng trưng cho Kim. Bên cạch đó cũng nên sở hữu những món đồ màu đen - tượng trưng cho Thủy và những món đồ màu xanh giúp tăng sự quyết đoán, mạnh mẽ và tràn đầy hy vọng.

Bạn thấy đấy, phong thủy cũng được chú tâm đến trong vấn đề của công ty văn phòng phẩm, giúp công việc hiệu quả hơn, thành công hơn và mang đến những đơn hàng báo giá văn phòng phẩm tốt hơn cho khách hàng.

Trang bị đồ dùng văn phòng phẩm cho doanh nghiệp tưởng dễ nhưng cũng có cái khó của nó. Làm thế nào để mua chọn mua được hàng có chất lượng tốt, đảm bảo cho công việc trong khi vẫn có được mức báo giá văn phòng phẩm tốt ? Vừa phục vụ được công việc mà vẫn tiết kiệm chi phí cho công ty là điều ai cũng muốn.

Lựa chọn công ty văn phòng phẩm

Bước đầu tiên là chọn mặt gửi vàng, để hoàn thành được tiêu chí đầu tiên là sở hữu hàng hóa chất lượng để đảm bảo cho công việc thì chắc chắn lựa chọn tối ưu nhất là tìm kiếm một công ty văn phòng phẩm uy tín và chất lượng làm đối tác cung cấp lâu dài và thường xuyên. Đồng thời còn giúp bạn chủ động hơn trong việc mua sắm vì một khi đã có quan hệ đối tác với một công ty văn phòng phẩm thì chắc chắn định kỳ sẽ có mức báo giá văn phòng phẩm tốt nhất dành riêng cho bạn. Một công đôi việc, vừa có thể an tâm về chất lượng mà cũng an tâm về chi phí.

Lựa chọn công ty văn phòng phẩm uy tín để có sản phẩm chất lượng đi kèm báo giá văn phòng phẩm tốt

Trước khi thực hiện mua sắm thì hãy luôn nhớ một yêu cầu hàng đầu được đặt ra là chỉ mua những thứ thật sự có nhu cầu và hợp chi phí. Để làm được điều này, chỉ cần thực hiện một công việc đơn giản mà hiệu quả là phân loại danh mục văn phòng phẩm thành nhiều nhóm khác nhau: văn phòng phẩm ngắn hạn, văn phòng phẩm dài hạn, văn phòng phẩm dùng một lần.

Phân loại danh mục văn phòng phẩm

-Văn phòng phẩm ngắn hạn (bút viết, tập vở, kẹp giấy…): Bạn nên ưu tiên chọn mua loại có chất lượng tương đối, chất lượng không quá cao đi kèm mức báo giá văn phòng phẩm trung bình, vì chỉ cần phục vụ công việc trong thời gian ngắn rồi thay thế. Ví dụ khi mua bút thì chọn loại bút có khả năng ra mực đều, không bị lem nhem, khi chọn giấy in thì chọn loại giấy in tốt để in ấn, sao chép văn bản, chứng từ quan trọng, còn in sử dụng nội bộ, in nháp thì nên chọn giấy thường để giảm bớt một phần chi phí cho công ty văn phòng phẩm...
- Văn phòng phẩm dài hạn (bìa đựng tài liệu, máy tính bỏ túi, kéo, khay đựng bút...): Những món đồ được phân loại vào danh mục văn phòng phẩm này nên được ưu tiện chọn loại có chất lượng và độ bền cao, bởi bạn sẽ phải sử dụng nó trong thời gian dài. Tốt nhất là nên đầu tư những vật dụng này một lần để tránh phải thay đổi, làm gián đoạn hay giảm hiệu suất công việc và tốn thêm chi phí về lâu dài.
- Văn phòng phẩm dùng một lần (như kim bấm, kẹp giấy, giấy note): Sản phẩm này không nhất thiết bạn phải chọn sản phẩm quá đắt tiền, vì thường thì bạn chỉ dùng nó 1 lần và có thể vứt bỏ ngay sau 1 lần sử dụng.

Bên cạnh giấy, bút, kéo, thước kẻ cũng là một dụng cụ quen thuộc trong danh mục văn phòng phẩm thường thấy, được sử dụng trong lớp học và trong cả các văn phòng. Chiếc thước kẻ ngoài hình dạng thẳng thường thấy còn có nhiều hình dạng khác nhau để phục vụ các nhu cầu sử dụng chuyên biệt. Hãy cùng tìm hiểu về vật dụng này trong danh mục văn phòng phẩm để thấy được sự đa dạng của chúng.

Thước thẳng

Đây là chiếc thước phổ biến nhất, được sử dụng nhiều nhất trong danh mục văn phòng phẩm trên thế giới. Thước thẳng thường được làm bằng nhựa, kim loại hoặc cao su cứng để tăng thêm đa dạng cho sự lựa chọn trong danh mục văn phòng phẩm. Cây thước thằng được sử dụng trong học tập, mỹ thuật, kỹ thuật, cơ khí,.. để đo độ dài và để kẻ đường thẳng. Trên 2 mép của thước thẳng thường có chia vạch với độ chia nhỏ nhất là 1mm để đo độ dài, mép bên kia cũng có vạch chia theo đơn vị inch.

Thước thẳng là cây thước phổ biến nhất trong danh mục văn phòng phẩm

Thước kẻ bằng nhựa là phổ biến nhất, kế đến là kim loại và gỗ, chiếc thước kẻ lớn bằng gỗ là công cụ yêu thích của các thầy cô để giảng dạy, để kẻ đường thẳng trên bảng và cũng còn có thể dùng để đánh vào mông các học sinh hư.

Thước đo góc, e ke, parabol

Đây là dụng cụ quen thuộc của học sinh, sinh viên, kỹ sư và người có công việc liên quan đến hình học trong danh mục văn phòng phẩm, thước đo góc hay eke thường bán theo bộ với nhiều cỡ và loại khác nhau tùy mục đích sử dụng, dùng để đo đạc và vẽ góc hay đường cong nhanh chóng dễ dàng hơn. Chúng cũng thường được làm từ nhựa, gỗ hoặc kim loại.

Bộ thước hình học giành cho học sinh sinh viên có bán tại các công ty văn phòng phẩm

Thước dây

Đây là loại thước dùng bởi các thợ may, với tính chất mềm mại, dễ dàng uốn lượn để đo các kích thước trên cơ thể. Thước dây được làm bằng chất liệu đặc biệt để có thể linh hoạt trong đo đạc và dễ dàng cuộn lại nhanh chóng. Các vạch chia 1mm và độ dài khoảng 150mm được dùng phổ biến trong danh mục văn phòng phẩm của các thợ may.

Thước cuộn (thước lá)

Ngoài các loại thước kẻ thông dụng trên thì đối với dân kỹ thuật, họ còn cần loại thước dạng cuộn (thước lá), thước này được làm bằng sắt không gỉ, có khả năng kéo dài ra khi đo và tự thụt vào do có lò xo ở bên trong, được chia chính xác đến từng mm và có khả năng đo chiều dài xa hơn những loại thước khác trong danh mục văn phòng phẩm. 

Các loại thước này đều được bán tại các công ty văn phòng phẩm lớn như Vmax.vn. Truy cập trang web để nắm bắt danh mục cũng như báo giá văn phòng phẩm các sản phẩm đến từ nhà cung cấp này.

Danh mục văn phòng phẩm tại các văn phòng công ty và doanh nghiệp đều bao gồm nhiều món đồ khác nhau rất đa dạng về chủng loại, thiết kế, kích thước để phục vụ các nhu cầu khác nhau hằng ngay. Nhưng nếu không có biện pháp sắp xếp chúng lại một cách khoa học thì sẽ dẫn đến bất tiện cho công việc. Vậy làm thế nào để định nghĩa một danh mục văn phòng phẩm gọn gàng và khoa học ?

Sắp xếp lại và đánh số danh mục văn phòng phẩm

Điều đầu tiên cần làm khi muốn sắp xếp lại danh mục văn phòng phẩm của công ty khoa học và hiệu quả chính là thống kê lại toàn bộ những vật dụng hiện có, sau đó lập danh sách chi tiết tất cả rồi thực hiện đánh giá để phân loại chúng theo các tiêu chí khác nhau như tình trạng hiện tại, nhu cầu sử dụng hằng ngày nhiều hay ít, giá trị cao hay thấp, có khả năng sửa chữa hay thay thế như thế nào,... Sau đó dựa vào các tiêu chí trên để sắp xếp chúng vào các ngăn hay kệ tủ riêng biệt, đảm bảo cho những vật dụng thường xuyên sử dụng có thể được tiếp cận dễ dàng nhất. Cũng như tạo một khu vực riêng giành cho những món đồ có nhu cầu sửa chữa để có thể tiếp tục sử dụng trong danh mục văn phòng phẩm mà không cần phải tốn chi phí mua mới.

Hình ảnh gọn gàng tại các công ty văn phòng phẩm chuyên nghiệp

Đừng quên dán giấy ghi chú và ghi lại số lượng của những món đồ dùng thường xuyên như bút, giấy, vở,.. để người quản lý có thể nắm được và lên kế hoạch bổ sung định kỳ. Quản lý một cách khoa học như vậy chắc chắn sẽ mang đến hiệu quả cao trong công việc, đồng thời tiết kiệm phần lớn chi phí cho đồ dùng văn phòng, điều mà các công ty văn phòng phẩm luôn mong muốn.

Lưu trữ một cách có hệ thống danh mục văn phòng phẩm

Tập trung những đồ dùng thành từng nhóm để quản lý giúp cho việc lưu trữ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều cho các công ty văn phòng phẩm. Hãy đặt ra những quy định về lưu trữ đồ dùng văn phòng phẩm cho từng ngăn tủ hay hộp đựng riêng. Ví dụ hộp màu đỏ chưa dụng cụ ghi chép, hộp màu xanh chưa dụng cụ biên tập, hộp màu trắng chuyên dùng cho các sản phẩm van phong pham gia re. Bằng cách áp dụng này, giờ đây mọi thứ đều theo trật tự khoa học và thuận tiện nhất cho công việc mỗi ngày.

 

Danh mục văn phòng phẩm được điều chỉnh lại gọn gàng hơn

Loại bỏ đồ dùng cũ và thừa thải

Luôn luôn trong mọi công ty văn phòng phẩm đều phát sinh rác thải như giấy in, kim bấm, giấy ghi chú… hoặc trong tủ đựng van phong pham gia re sẽ có những thứ mà bạn không cần dùng đến, hay không thể dùng đến nữa thì hãy dọn dẹp chúng đi ngay để đảm bảo văn phòng lúc nào cũng gọn gàng, không ứ đọng rác, gây nên tình trạng bừa bãi cho văn phòng và chỗ để danh mục văn phòng phẩm.