Nói đến văn phòng nhà (hay công ty gia đình) có nghĩa là văn phòng không quá lớn và có nhu cầu in ấn cũng không quá cao. Vì thế, việc chọn một chiếc máy in cho văn phòng nhà đòi hỏi tính tiện dụng, nhỏ gọn, bền bỉ và có công suất vừa phải. Dựa trên các yêu cầu đó, bài viết sau sẽ tư vấn cho các bạn chọn được loại máy in thich hợp cho văn phòng nhà như sau:

Những điểm cần lưu ý khi chọn mua máy in cho văn phòng nhà

- Điều quan trọng chính là xác định nhu cầu sử dụng, tránh việc văn phòng nhà ít người lại chọn dòng máy hiệu suất cao, mắc tiền gây lãng phí. Nếu nhu cầu sử dụng in ấn số lượng nhiều thì cần mua loại máy tốc độ cao, hoặc nếu chỉ in tài liệu đơn giản thì chọn máy in đơn sắc, in tài liệu màu sắc, bản đồ họa thì chọn máy in laser màu hoặc máy in phun. Nếu muốn tiết kiệm diện tích mà nhu cầu cần in, copy, scan và fax thì chọn máy in đa chức năng.

- Hiện thị trường có 2 dòng máy in phun và máy in laser, nếu văn phòng của bạn không đòi hỏi những tuyệt phẩm in màu thì chiếc máy in laser màu là lựa chọn phù hợp.

- Dòng máy in laser thường có giá không quá cao (máy in laser màu thì giá cao hơn máy in đơn sắc), đặc biệt bản in chất lượng khá tốt, rõ đẹp. Dòng máy in laser không thể in trên nhiều chất liệu vì nó sử dụng loại mực in khô tuy nhiên bản in lại có độ bền cao hơn. Chi phí đổ mực in và thay mực không quá cao (vì năng suất in ấn đối với mực laser thường cao), các linh kiện dễ dàng thay thế. Vì thế, văn phòng nhà chọn dùng máy in laser sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn hàng tháng.

- Máy in phun thì có độ linh hoạt cao, có thể in trên nhiều loại giấy của nhiều công ty giấy khác nhau, mực in ra không gây nóng giấy nhưng thời gian phai màu sẽ nhanh hơn so với máy in laser. Đồng thời, tốc độ in từ máy in phun tương đối chậm. Chi phí mua máy khá rẻ, giá mực in của máy in phun cũng rẻ nhưng lượng trang in được thường khá ít nên số lần nạp cũng như thay mới hộp mực in sẽ nhiều hơn. Vì thế, chi phí mực in hàng tháng khi dùng máy in phun thường bị phàn nàn. Hơn nữa, máy in phun hay có tình trạng tắc đầu phun nếu bạn sử dụng mực kém chất lượng hoặc không vệ sinh máy thường xuyên.

Như vậy, lời khuyên đưa ra nếu chọn máy in cho văn phòng nhà có lẽ là dòng máy in laser đơn sắc tương tự  dòng máy in canon với gia may in canon 2900 được cho là rất tiết kiệm từ giá lúc mua cho đến chi phí in ấn về sau. Tuy nhiên, đây chỉ là gợi ý.

Qua những chia sẻ bên trên, hi vọng bạn đã tìm ra chiếc máy in phù hợp với nhu cầu văn phòng nhà. 

Ngoài các yếu tố máy in, mực in và giấy in tốt, thì cách sử dụng máy in sao cho hiệu quả cũng sẽ góp phần quyết định chất lượng bản in và tuổi thọ máy in. Vậy thế nào là sử dụng máy in hiệu quả? Hãy cùng tham khảo các gợi ý sau, nó sẽ giúp in cho các bạn rất nhiều trong việc in ấn.

Các kết nối với máy in càng gần càng tốt

Trong in ấn, cáp nối máy in và máy tính càng gần thì sẽ ít gặp tình trạng đường truyền không ổn định. Thông thường giới hạn này không quá 1,9 mét là tốt nhất. Máy in cá nhân được thiết lập dùng cáp theo chuẩn IEEE-1284, do đó bạn hãy di chuyển cho máy in của bạn đến gần hơn với máy tính.

Trợ giúp sử dụng máy in

Những ai muốn sử dụng máy in hiệu quả nhất và khắc phục các vấn đề in ấn có thể tham khảo thêm tệp Printers.txt trong thư mục Windows với rất nhiều thông tin hữu ích.

Tiện ích Print Troubleshooter cung cấp thông tin nguyên nhân của sự cố in ấn và cách giải quyết. Cách mở tiện ích này như sau: Mở Start | Help >> Contents >> double click Troubleshooting >> double click “If You Have Trouble Printing”.

Cách tăng tốc độ in ấn

Những tiện ích giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ cũng đồng nghĩa với việc giảm tốc độ của máy in như: Tiện ích PrintSpooler được chạy ở chế độ nền và viết dữ liệu vào bộ đệm tạm thời trong thư mục: C:WindowsTemp. Bạn thực hiện các bước dưới đây để cải thiện tốc độ:

- Xoá bỏ tác dụng của tiện ích này bằng cách click phải chuột vào biểu tượng máy in trong thư mục Printers.

- Chọn Properties và nháy vào bảng Detail. Click chuột vào Spool Settings tại phía cuối hộp thoại.

- Chọn tính năng Print Directly to Printer (in trực tiếp ra máy in). Khi đó ứng dụng của bạn phải hoàn thành tác vụ in trước khi chuyển quyền điều khiển hệ thống cho các ứng dụng khác. Do đó, tốc độ của máy sẽ được cải tiến.

Chọn mực in chất lượng tốt

Việc chọn mua mực in cũng góp phần rất lớn để đảm bảo chất lượng bản in cũng như độ bền của máy in. Vậy hãy chọn lựa mực in chính hãng tại các địa chỉ uy tín để an tâm in ấn. Đồng thời, người dùng cũng cần tìm địa chỉ sửa chữa và bảo trì máy có tay nghề cao để tránh làm hư hỏng các linh kiện máy.

Khi lỗi in ấn chỉ xảy ra với một ứng dụng duy nhất

Hãy thử in từ Notepad hay Word Pad để chắc chắn vấn đề chỉ xảy ra đối với mỗi một ứng dụng duy nhất và khẳng định đó không phải là lỗi do Windows gây ra.

Nếu chỉ một tài liệu bị sự cố, hãy thử in một trang trắng tinh cùng với ứng dụng gây lỗi. Nếu máy in hoạt động bình thường thì chứng tỏ vấn đề nằm ở bộ nhớ và font chữ. Bạn hãy cài đặt lại chương trình và liên hệ với nhà sản xuất nếu cấu hình được thiết lập với những thông số không chuẩn xác cho ứng dụng.

Trên đây là một số mẹo sử dụng máy in hiệu quả, ngoài ra, nên chọn các loại máy in tốt, máy in chính hãng các thương hiệu HP, may in canon 2900, Brother, Samsung…và các loại giấy in từ các nhà cung cấp giấyin chất lượng để có được bản in đẹp và in ấn được tốt nhé.

Hiện nay, lượng rác thải có nguồn gốc từ đồ dùng văn phòng phẩm rất lớn. Ít ai biết rằng hầu hết chúng có thể dùng để tái chế để giảm tải ô nhiễm môi trường, vừa tiết kiệm một khoản chi phí cho công ty, doanh nghiệp.

1. Giấy in A4

Đó là loại giấy in - photo dùng phổ biến ở văn phòng bởi đây là kích thước chuẩn để in ấn các loại tài liệu quan trọng. Số liệu thống kê cho thấy mỗi nhân viên sử dụng khoảng 10.000 tờ giấy in A4 mỗi năm nhưng chỉ có 1/4 trong số đó dùng để lưu trữ, 3/4 còn lại được quy là rác thải. Như vậy có thể hình dung được nhu cầu về giấy in là rất lớn khi tính cho nguyên một quốc gia.

Có 2 hình thức có thể sử dụng lượng giấy thải để tái chế. Thứ nhất là tái sử dụng mặt trắng còn lại của giấy in một mặt để làm nháp hay ghi chép thông tin không quan trọng. Thứ 2 là gom giấy cho nhà máy tái chế, giấy sẽ được xử lý để loại bỏ mực in và cho ra thành phẩm là giấy in, giấy carton… để sử dụng như giấy bình thường.

2. Cặp đựng tài liệu

Đa phần các loại cặp tài liệu đều làm từ chất liệu nhựa mà nhựa có thể dùng để tái chế được. Vậy nên khi cặp đựng tài liệu bị bung hoặc rách, thay vì bỏ đi thì bạn nên dồn lại số lượng nhiều để bán cho các nhà máy tái chế dùng làm nguyên liệu sản xuất.

3. Thùng carton, hộp đồ

Với các thùng carton lớn sau khi lấy sản phẩm ra ngoài thì bạn có thể tận dụng nó để đựng hồ sơ loại hoặc đóng các đồ dùng để chuyển đi xa. Hộp giấy nhỏ thì nên tận dụng để chứa vật dụng vănphòng phẩm và dùng khi gói quà.

4. Các vật dụng văn phòng khác

Bên cạnh đó, những vật dụng văn phòng phẩm như folder tài liệu, kẹp gim, kẹp giấy,… đều có thể tái sử dụng và dùng đi dùng lại nhiều lần. Cho nên, việc tiết kiệm chi phí cho văn phòng từ ý thức giữ gìn và chia sẻ chúng là cách hữu hiệu để giảm một khoản chi phí không nhỏ khi đặt văn phòng phẩm hàng tháng của các doanh nghiệp.