Ngoài các yếu tố máy in, mực in và giấy in tốt, thì cách sử dụng máy in sao cho hiệu quả cũng sẽ góp phần quyết định chất lượng bản in và tuổi thọ máy in. Vậy thế nào là sử dụng máy in hiệu quả? Hãy cùng tham khảo các gợi ý sau, nó sẽ giúp in cho các bạn rất nhiều trong việc in ấn.

Các kết nối với máy in càng gần càng tốt

Trong in ấn, cáp nối máy in và máy tính càng gần thì sẽ ít gặp tình trạng đường truyền không ổn định. Thông thường giới hạn này không quá 1,9 mét là tốt nhất. Máy in cá nhân được thiết lập dùng cáp theo chuẩn IEEE-1284, do đó bạn hãy di chuyển cho máy in của bạn đến gần hơn với máy tính.

Trợ giúp sử dụng máy in

Những ai muốn sử dụng máy in hiệu quả nhất và khắc phục các vấn đề in ấn có thể tham khảo thêm tệp Printers.txt trong thư mục Windows với rất nhiều thông tin hữu ích.

Tiện ích Print Troubleshooter cung cấp thông tin nguyên nhân của sự cố in ấn và cách giải quyết. Cách mở tiện ích này như sau: Mở Start | Help >> Contents >> double click Troubleshooting >> double click “If You Have Trouble Printing”.

Cách tăng tốc độ in ấn

Những tiện ích giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ cũng đồng nghĩa với việc giảm tốc độ của máy in như: Tiện ích PrintSpooler được chạy ở chế độ nền và viết dữ liệu vào bộ đệm tạm thời trong thư mục: C:WindowsTemp. Bạn thực hiện các bước dưới đây để cải thiện tốc độ:

- Xoá bỏ tác dụng của tiện ích này bằng cách click phải chuột vào biểu tượng máy in trong thư mục Printers.

- Chọn Properties và nháy vào bảng Detail. Click chuột vào Spool Settings tại phía cuối hộp thoại.

- Chọn tính năng Print Directly to Printer (in trực tiếp ra máy in). Khi đó ứng dụng của bạn phải hoàn thành tác vụ in trước khi chuyển quyền điều khiển hệ thống cho các ứng dụng khác. Do đó, tốc độ của máy sẽ được cải tiến.

Chọn mực in chất lượng tốt

Việc chọn mua mực in cũng góp phần rất lớn để đảm bảo chất lượng bản in cũng như độ bền của máy in. Vậy hãy chọn lựa mực in chính hãng tại các địa chỉ uy tín để an tâm in ấn. Đồng thời, người dùng cũng cần tìm địa chỉ sửa chữa và bảo trì máy có tay nghề cao để tránh làm hư hỏng các linh kiện máy.

Khi lỗi in ấn chỉ xảy ra với một ứng dụng duy nhất

Hãy thử in từ Notepad hay Word Pad để chắc chắn vấn đề chỉ xảy ra đối với mỗi một ứng dụng duy nhất và khẳng định đó không phải là lỗi do Windows gây ra.

Nếu chỉ một tài liệu bị sự cố, hãy thử in một trang trắng tinh cùng với ứng dụng gây lỗi. Nếu máy in hoạt động bình thường thì chứng tỏ vấn đề nằm ở bộ nhớ và font chữ. Bạn hãy cài đặt lại chương trình và liên hệ với nhà sản xuất nếu cấu hình được thiết lập với những thông số không chuẩn xác cho ứng dụng.

Trên đây là một số mẹo sử dụng máy in hiệu quả, ngoài ra, nên chọn các loại máy in tốt, máy in chính hãng các thương hiệu HP, may in canon 2900, Brother, Samsung…và các loại giấy in từ các nhà cung cấp giấyin chất lượng để có được bản in đẹp và in ấn được tốt nhé.

Giấy in là 1 trong 3 thành phần chính quyết định chất lượng bản in, giấy in tốt cho ra bản in đẹp và sắc nét, giấy in dỏm lại thường gây ra lỗi in ấn, vừa tốn thời gian, vừa dễ gây hại cho cả máy in. Vì thế, đừng vì tiết kiệm một chút nhỏ mà mua giấy in kém chất lượng mà hãy chọn mua loại giấy in phù hợp, bởi vì như vậy về lâu dài sẽ giúp tiết kiệm được chi phí in ấn hơn rất nhiều.

1.Các văn bản khi in bị mờ nhạt :

Do mực sắp hết hay giấy quá ẩm, quá nhám.

Đầu tiên kiểm tra lại giấy in xem có bị ẩm hơn mức bình thường không, nếu có thì thay giấy in khác.

Không phải do giấy bạn lấy hộp mực ra khỏi máy, cầm trên tay và lắc đều rồi gắn vào và in lại thử, nếu in được rõ hơn thì đúng là máy hết mực, chuẩn bị đổ mực in mới.

 Nếu cả 2 trang đều nhạt trong khi mực mới thay là do bạn đã để chế độ in tiết kiệm, bạn phải thay đổi lại chế độ này.    

2.Khi in thấy các lỗi vệt đen xuất hiện nhiều lần trên cùng một trang giấy theo chiều dọc :

Do hộp mực hỏng hay các bộ phận bên trong như trục quay bị dính mực. Bạn hãy in một vài trang nếu hết hiện tượng này là do lỗi bộ phận dính mực, nếu không thì do hộp mực có vấn đề, nên kiểm tra lại.         

  

3. Khi in có các đốm mực rơi vải trên giấy :

Do giấy in ẩm hoặc mực vương trên lối dẫn giấy vào in. Hãy tháo ra và lấy vải mềm lau sạch vết bẩn.   

      

4. Khi in nền văn bản bị xám lại :

Hãy giảm độ đậm của chế độ in xuống. Nếu vẫn không được là do độ ẩm cao của không khí làm tăng bóng tối của nền văn bản khi in.         

5. Khi in chữ bị lượn sóng có nhiều lỗ trống : 

Do giấy in quá bóng, không bám mực được, hãy dùng giấy khác. Chữ gợn sóng còn do tia laser trục quét bị trục trặc cần mang đi sửa.         

6. Khi in chữ bị nhăn và xếp chồng nét chữ : 

Kiểm tra xem giấy cho vào khay có thẳng không, sau đó lật úp giấy lại, cho đảo đầu từ trên xuống dưới.      

   

7. Chữ bị lệch khi in ra, chữ bên trái cao hơn vị trí so với bên phải :

Do đặt giấy in vào khay không đều, hãy đặt lại giấy cho ngay ngắn, hoặc khay giấy quá đầy, hãy lấy bớt ra, hoặc kiểm tra xem giấy có vuông cạnh không, có thể do các mép giấy xén không vuông góc hay bị gấp mép.

Nếu các phương pháp trên mà không xong thì hãy tháo nắp máy in ra, xem bên trong máy tình trọng của một mảnh giống như phim chụp X-quang   màu vàng, nếu mảnh này bị vênh lên hãy sửa lại, đẩy xuống.           

8. Khi in thỉnh thoảng bị kẹt giấy : 

Do bạn cho quá nhiều giấy in vào khay, mép giấy bị cong, do giấy quá dày hoặc quá mỏng, hay giấy độ dày mỏng không đồng nhất cũng có thể là nguyên nhân gây kẹt giấy máy in.

9. Khi in giấy ra không đều, có lúc kéo một tờ, có lúc ra hai, ba tờ : 

Do trục lăn cuộn giấy bị mòn, hãy thay trục lăn khác. Giấy quá mỏng hay bị ẩm cũng là một trong những nguyên nhân gây ra lỗi này.         

Hằng ngày chúng ta giành hầu hết thời gian để ngồi tại chiếc bàn làm việc của mình, nên việc sắp xếp nó sao cho vừa gọn gàng, vừa sạch đẹp sẽ khiến bạn cảm thấy thoải mái, hứng khởi hơn trong công việc và còn nhận được cái nhìn thiện cảm từ đồng nghiệp và những người xung quanh vì phong cách làm việc cẩn thận, tươm tất và rõ ràng của bạn. Để biết cách sắp xếp các vật dụng, đồ văn phòng phẩm sao cho bàn làm việc của mình luôn gọn gàng ngăn nắp, hãy theo dõi bài viết dưới đây.

Sắp xếp lại văn phòng phẩm trên bàn làm việc

Sắp xếp giấy tờ trên bàn

Việc các văn phòng có nhiều giấy tờ là điều đương nhiên, không thể tránh khỏi nhưng làm thế nào để sắp xếp chúng gọn gàng? Bàn làm việc mà giấy tờ bừa bãi, lung tung sẽ gây khó khăn cho chúng ta khi tìm kiếm cũng như tạo cảm giác lộn xộn và không ngăn nắp trên bàn làm việc. Tốt nhất là nên phân loại và xếp tài liệu này thành từng tập, cất vào những chiếc khay chứa tài liệu hay ngăn kéo của bàn, tủ.

Sử dụng ống đựng các loại bút

Trên bàn làm việc của dân văn phòng thường xuất hiện một chiếc hộp để cắm bút vô cùng đơn giản, nhưng cũng lợi hại không kém. Trên thị trường văn phòng phẩm hiện nay có nhiều ống cắm bút đa năng, nhiều ngăn, có thể dùng để cắm viết,cắm kéo, bỏ ghim bấm, kẹp giấy, băng keo dán,... Không chỉ vậy, chúng còn có màu sắc và hình dáng ngộ nghĩnh, đáng yêu, có thể làm trang trí cho bàn làm việc của bạn. Tạn dụng chúng để bàn làm việc luôn gọn gàng tươm tất, không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm khi cần, nhất là bút viết.

Sử dụng kẹp giấy

Nếu có nhiều loại giấy tờ bạn thường xuyên sử dụng tới thì nên sử dụng một thứ văn phòng phẩm nhỏ gọn tiện dụng là chiếc kẹp giấy để thuận tiện lấy ra khi cần đến, mà nó vẫn đảm bảo yếu tố gọn gàng cho bàn làm việc. Ngoài ra trên thị trường văn phòng phẩm cũng có khá nhiều loại kẹp giấy có màu sắc, hình ảnh vui nhộn góp phần thêm sinh động cho bàn làm việc của bạn. Không chỉ tạo sự nổi bật mà đây còn là cách đánh dấu tài liệu của riêng bạn, góp phần làm việc hiệu quả hơn.

Sắp xếp các dụng cụ văn phòng phẩm về đúng chỗ

Trên bàn làm việc không chỉ có máy tính mà còn có các loại đồ dùng văn phòng phẩm, cùng các loại đồ dùng cá nhân khác như điện thoại, ví tiền, ly nước, đồ ăn vặt... Những thứ này nếu không được sắp xếp gọn gàng cũng là một nguyên nhân khiến bàn làm việc của bàn trở nên lộn xộn và chật hẹp. Vì vậy bạn nên có một túi hoặc khay riêng để đựng những thứ này, chúng sẽ không chiếm quá nhiều không giam, diện tích trên bàn làm việc của bạn.